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Guten Tag,

ich weiß, es gab schon zwei Fragen zu diesem Thema, meine Frage bezieht sich aber auf ein anderes Problem in diesem Zusammenhang.
Ich arbeite an einer Universität und wir erheben in unseren Projekten i.d.R. personenbezogene Daten. Hierfür benutzen wir auch die sog. Adressliste, die aber seit heute nicht mehr einsehbar/downloadbar ist.
Ich verstehe nicht genau, was ich tun muss, um auf diese Adressliste wieder zugreifen zu können.
Muss ich lediglich das Formular ausfüllen? Hierbei muss ich aber dazu sagen, dass ich nicht weiß, was ich im Formular bei "verantwortliche Stelle" angeben soll, ich bin beispielsweise als Doktorand nicht befugt im Rahmen der Organisation (Universität Regensburg) rechtskräftige Verträge zu schließen.
Meine letzte Frage lautet, ob es in Zukunft überhaupt möglich ist, mit der kostenlosen Version von Sosci personenbezogenen Daten zu erheben?
Der Text liest sich so, dass es nur noch in Verbindung mit dem kostenpflichtigen Pro-Server möglich ist.

Vielen Dank schon einmal und beste Grüße!

in SoSci Survey (dt.) by s102101 (210 points)

1 Answer

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Ich verstehe nicht genau, was ich tun muss, um auf diese Adressliste wieder zugreifen zu können.
Muss ich lediglich das Formular ausfüllen?

Ja, korrekt. Ausfüllen und auf der folgenden Seite den AVV vereinbaren.

Hierbei muss ich aber dazu sagen, dass ich nicht weiß, was ich im Formular bei "verantwortliche Stelle" angeben soll

Das dürfte die Uni sein, denn Lehrstuhl und Mitarbeiter sind keine juristischen Personen. Wenn Sie es genau wissen möchten, müssten Sie es einmal mit der Rechtsabteilung der Uni klären.

Ob Sie den AVV rechtsverbindlich unterzeichnen dürfen, kann auch nur die Rechtsabteilung klären. Manche Uni möchte, dass der Lehrstuhl-Inhaber unterzeichnet, andere möchten, dass das der Justiziar erledigt.

In den meisten Fällen sollte es der Projektleiter selbst erledigen können, da sich der AVV nur auf den Tätigkeitbereich bezieht, in dem er ja bereits eigenverantwortung und weisungsgebunden tätig ist. Die Auftragsverarbeitung geht m.E. nicht über diesen Verantwortungsbereich hinaus. Aber was Sie verantworten dürfen und was nicht, muss am Ende Ihre Vorgesetzter oder die Uni entscheiden.

Meine letzte Frage lautet, ob es in Zukunft überhaupt möglich ist, mit der kostenlosen Version von Sosci personenbezogenen Daten zu erheben?

Die Frage wäre andersherum zu formulieren: Auf Basis welcher Rechtsgrundlage haben Sie denn die Adressliste auf SoSci Survey hochgeladen? Nach DSGVO hätten Sie dies nach Mai 2018 nämlich ohne AVV gar nicht tun dürfen. Zugleich wäre es natürlich auch nicht möglich gewesen, dass wir mit >10.000 Projekten pro Jahr individuelle AVVs abschließen - SIe können bei 2x 12 Seiten pro AVV ja einmal ausreichnen, wie viele Ordner das füllen würde.

Durch die AVV-Option haben wir jetzt (endlich) eine automatisierte Funktion geschaffen, damit man wieder rechtskonform Adressdaten auf www.soscisurvey.de übermitteln kann. Allerdings dürfen Adressddaten nur "anonym" oder "pseudonym" hochgeladen werden. Denn in allen anderen Fällen wären auch Ihre Befragungsdaten personenbezogen - und dann bräuchten Sie auch für diese einen AVV.

Aber für die Aufbewahrung personenbezogener Befragungsdaten ist www.soscisurvey.de nichts ausgelegt. Vor allem widerspricht dem m.E. der Zeitraum von 12 Monaten, in welchem wr Backups vorhalten (die Backups von Adresslisten und Kontaktdaten werden bereits nach 1 Monat gelöscht). Denn das würde eine Speicherung deutlich über den Verarbeitungsprozess hinaus bedeuten. Zugleich können wir auf www.soscisurvey.de die Backups nicht früher löschen, denn es gibt immer wieder Nutzer, die ihre Daten "verlieren" oder die Archivierung übersehen.

Af dem Pro-Server s2survey.net haben wir die technischen Rahmenbedingungen geschaffen, um auch personenbezogene Befragungsdaten sachgemäß zu verarbeiten. Allerdings ist seit der DSGVO eben auch klar: Vollkommen zum Nulltarif lässt sich die Auftragsverarbeitung von personenbezogenen Daten nicht mehr anbieten. Dafür sind die Anforderungen zu hoch. Bei den Adressdaten können wir den Aufwand für unsere kostenlosen Nutzer übernehmen (genauso wie Serverbetrieb und Support) - bei Befragungsdaten können und möchten wir das nicht.

by SoSci Survey (72.9k points)
Vielen Dank für die ausführliche Antwort. Einen Punkt habe ich leider noch nicht ganz verstanden.
Also in meinem konkreten Fall ist es so, dass wir zunächst einen Fragebogen mit einer Frage vom Typ "Opt-in für E-Mail-Verteiler" (Datenschutz:Personenbezogen) haben. Anschließend bekommen die Personen per Serienmail den Fragebogen zugeschickt.
Die Zuordnung von Fragebogendaten und E-Mail-Adresse bekommen wir also nur über die Adressliste hin.
Meine konkrete Frage lautet: Kann ich wieder ganz normal auf die Adressliste zugreifen, sobald ich den AVV unterzeichnet habe oder brauche ich in meinem Fall den Pro-Server?
Vielen herzlichen Dank!
> Die Zuordnung von Fragebogendaten und E-Mail-Adresse bekommen wir also nur über die Adressliste hin.

Sie möchten also tatsächlich auch im Fragebogen personenbezogene Daten erheben, sprich, die Antworten aus dem Fragebogen einzelnen Personen zuordnen können. Korrekt?

> Meine konkrete Frage lautet: Kann ich wieder ganz normal auf die Adressliste zugreifen, sobald ich den AVV unterzeichnet habe

Ja.

> oder brauche ich in meinem Fall den Pro-Server?

Wenn Sie im Fragebogen selbst personenbezogene Daten erheben (s.o.), dann ist das nach meinem Dafürhalten und mit dem nur-Adressliste-AVV nicht rechtskonform. Ich empfehle, dies mit denen zu besprechen, die juristisch für die Datenverarbeitung verantwortlich sind und dann - falls notwendig - auf s2survey.net umzuziehen.

Nur damit es keine Missverständnisse gibt: An der Verarbeitung personenbezogener Daten hängt viel mehr als nur ein paar Euro für unsere Dienstleistung und ein AVV, welcher die verarbeiteten Daten-Kategorien beschreibt. Sie benötigen dafür mindestens einen Eintrag im Verfahrensverzeichnis (der Uni) und Sie müssen gegenüber den Betroffenen (Befragten) eine Reihe von Informationspflichten erfüllen. Die Details sollte Ihnen der Datenschutzbeauftragte der Uni oder der lokale Datenschutzkoordinator erklären können.
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