Ehrlich gesagt: Wenn das keine Langzeitstudie ist, bei welcher Sie über 3 Jahre lang regelmäßig Personen rekrutieren, dann wird eine manuelle Verwaltung weniger aufwändig sein, als dafür eine robuste Automatisierung zu implementieren.
Die Zuteilung zu einer Gruppe erfolgt, sobald sich für einen Termin mindestens 3 Personen gemeldet haben. - wie mache ich das?
In der Datenbank für Inhalte können Sie pro Anmeldung einen oder mehrere Einträge ablegen, als Schlüssel z.B.
<Termin>-<caseToken> => Anzahl Personen, Gruppenzuordnung
Damit können Sie im Prinzip für jeden Termin schnell ermitteln, wie viele Personen schon angemeldet sind. Wenn Sie das direkt nach der Terminauswahl in den Fragebogen schreiben, können Sie z.B. die Gruppenzugehörigkeit festlegen, die Leute per E-Mail einladen u.s.w.
randomisierte Zuteilung zu Übung A, B oder keine Übung - wie mache ich das?
In dem vorgenannten Code können Sie auch auf einen Zufallsgenerator zurückgreifen, der diese Einteilung vornimmt.
Also ... es ist schon machbar, aber es wird Sie ein wenig Zeit kosten. Und bei einer überschaubaren Anzahl von Personen ist es vermutlich einfacher, wenn Sie nach einer Anmeldung eine E-Mail mit den Infos bekommen (s. Beispiel: Daten an Projektleitung), das in eine Excel-Liste eintragen und würfeln.