Serienmails sind plötzlich mehrfach angelegt für die gleiche Person

Question

Guten Tag,

wir haben eine mehrwellige Befragung, die schon einige Zeit läuft. Nun ist im Zuge des php Problems und des Updates aufgefallen, dass manche Proband:innen die Einladung zum nächsten Messzeitpunkt mehrfach erhalten sollen laut Planung im System unter "Einladungen verschicken". Manche haben bis zu 11 angelegte Mails für die gleiche Befragung. Dies soll so natürlich nicht sein. Wir haben in einem Fragebogen festgelegt, wann welche Einladung verschickt werden soll mittels MailSchedule Formel. Dies hatte bisher auch immer gut funktioniert.

Wir wissen leider nicht genau, seit wann das Problem besteht. Aktuell löschen wir händisch die falsch angelegten Mails heraus, was bei 16 Messzeitpunkten mit jeweils 1 Erinnerung x 4 Sprachen sehr viel Zeit kostet und extrem fehleranfällig ist. Gibt es eine Möglichkeit dies zentral zu lösen und auch sicherzustellen, dass dies in Zukunft nicht mehr passiert?

Und haben Sie vielleicht eine Idee, wie das Problem überhaupt entstehen konnte, nachdem es 1,5 Jahre lang problemlos geklappt hatte?

Für jegliche Hilfe wäre ich Ihnen sehr dankbar!
Vielen Dank und viele Grüße

Answer 1

Das Problem ist - entgegen dem ersten Anschein - gar keines.

Die mehrfachen Versandtermine können entstehen, wenn die Fragebogen-Seite mit dem mailSchedule() mehrfach aufgerufen wird. Wenn dabei relative Versandzeitpunkte verwendet werden, dann trägt SoSci Survey jedesmal, wenn die Seite läuft, einen neuen Zeitpunkt in den Versandplan ein.

Eine Seite kann mehrfach laufen, wenn (a) der Befragte die Seite neu lädt, (b) eine Antwort fehlte und die Seite deshalb wiederholt wird oder (c) der Zurück-Knopf verwendet wurde.

Warum das kein Problem ist? Weil SoSci Survey jede Serienmail an jeden Adresseintrag nur maximal einmal verschickt. Das heißt: Wenn der Versand zum ersten definierten Zeitpunkt erfolgt ist, wird dies beim zweiten Zeitpunkt erkannt und die Serienmail wird nicht erneut zugestellt.

Die müssen also nichts ändern - und das Löschen ist auch nicht erforderlich.

Comments

Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Teilweise wird die Mail in der gleichen Minute 5x zugestellt an die gleiche Person, dann würde sie aber schon 5x auf einmal rausgehen, oder?

Ich verstehe leider noch nicht, wie es zustanden kommen konnte. Einen zurück-Knopf haben wir nicht, die Seite kann maximal 7 Tage lang aufgerufen werden. Die Befragungen liegen 2 Monate auseinander. Trotzdem wird die gleiche Serienmail mehrere Monate auseinander geschickt an die gleiche Person, was keinem schedule entspricht. Wird dann ein neuer personalisierter Link erstellt und der alten Eintrag überschrieben, wenn die Mail durchgeht und jemand den darin enthaltenen Link anklickt?

Auch sind nun Personen angelegt, die eigentlich ausgeschlossen wurden und im System so auch hinterlegt sind. Würden diese dann ebenfalls keine Mail erhalten, selbst wenn sie angelegt ist?

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>  Teilweise wird die Mail in der gleichen Minute 5x zugestellt an die gleiche Person, dann würde sie aber schon 5x auf einmal rausgehen, oder?

Nein.

> Einen zurück-Knopf haben wir nicht

Es reicht, wenn eine Person Probleme hat, die Seite zu Laden (wackeliges WLAN, schlechte Mobilfunkverbindung) und deshalb viermal "Neu Laden" im Browser auslöst, schon haben Sie 5 Versandeinträge innerhalb kurzer Zeit.

> Auch sind nun Personen angelegt, die eigentlich ausgeschlossen wurden

Wenn Versandtermine für Personen angelegt werden, die gar nicht zum PHP-Code mit mailSchedule() kommen sollten, dann sollten Sie in der Tat Ihren Fragebogen-Code nochmal überprüfen. Sehen Sie sich bei den betroffenen Fällen anhand der TIME***-Variablen an, ob die Personen auf der Seite mit dem PHP-Code zum Versand der Serienmails waren. Wenn nicht, dann steht eventuell noch auf einer anderen Seite oder in einem anderen Fragebogen ein mailSchedule().