Auftragsverarbeitungsvertrag

Question

Liebes SoSci Survey Team,

ich habe mich gerade registriert, um kostenlos einen Fragebogen für unseren Verein zu erstellen. Wie erhalte ich den AVV? Anscheinend benötige ich diese noch.

Auch wenn die Umfrageantworten selbst anonym sind, verarbeitet Sie beim Hosting/Betrieb der Umfrage in der Regel doch andere personenbezogene Daten – zum Beispiel:

IP-Adressen, E-Mail-Adressen (Falls Einladung per E-Mail-Link), Metadaten, Logfiles, Cookies, Zeitstempel usw.

Answer 1

Einen AVV benötigen Sie nach DSGVO Art. 28 wenn Dritte (in dem Fall ggf. SoSci Survey) in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten.

Personenbezogene Daten deifnieren sich dadurch, dass sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können.

verarbeitet Sie beim Hosting/Betrieb der Umfrage in der Regel doch andere personenbezogene Daten

Diese Annahme ist nicht ganz korrekt. Ich erkläre das mal im Detail:

IP-Adressen

Wir speichern gezielt keine IP-Adressen - eben weil wir wirklich anonyme Erhebungen ermöglichen möchten. Und weil es die Arbeit mit der DSGVO enorm vereinfacht.

Cookies

Diese ziehe ich hier vor, denn auch Cookies verwendet SoSci Survey nicht im Bereich der Datenerhebung - außer Sie aktivieren das explizit in den Projekteinstellungen im Karteireiter "Datenschutz".

E-Mail-Adressen (Falls Einladung per E-Mail-Link)

Laut Ihrer Aussage erheben Sie solche Daten nicht. Aber falls doch, werden Adresslisten separat gespeichert, sodass der Online-AVV ausreicht, der auch mit kostenlosen Befragungsprojekten vereinbar ist - mehr dazu s. Personenbezogene Daten

Metadaten

An welche Metadaten genau haben Sie denn gedacht jenseits der bereits genannten?

Logfiles
Zeitstempel usw.

Diese Informationen lassen in aller Regel keinen Rückschluss auf die Person zu, sodass alleine durch z.B. durch die Zeitstempel der Seitenaufrufe Ihre Daten nicht einer Person zugeordnet werden können.

Kurzum: Wir haben www.soscisurvey.de gezielt so entwickelt und den Server so konfiguriert, dass Sie wirklich anonym Daten erheben können - wenn Sie das möchten. Falls Sie personenbezogene Daten erheben möchten, ist das generell nur auf dem Pro-Server zulässig (ausgenommen separate Kontaktdaten, siehe oben), und für diesen Anwendungfall können Sie unter https://s2survey.net/DSGVO/ einen postalischen AVV beauftragen.

Comments

Vielen Dank für die schnelle Antwort. Damit ist alles klar.

Wie können wir sicherstellen, dass nur unsere Mitglieder an der Umfrage teilnehmen? Könnten wir ihnen beispielsweise eine Nummer/einen Code zuweisen, mit dem sie sich bei der Umfrage anmelden können?

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Im Wesentlichen bietet SoSci Survey dafür zwei Mechanismen, diese sind hier kurz erläutert: https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:unique-respondents

Die von Ihnen angesprochene Nummer wäre in SoSci Survey der "Teilnahmecode". Mit E-Mails über die Serienmail-Funktion geht es ein wenig bequemer, und wenn der Datenschutzmodus "anonym" ausgewählt wird, auf gleichem Datenschutzniveau wie mit Teilnahmecodes.

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Nochmals vielen Dank für die Erklärung.

Wir müssen die Nummern tatsächlich von unserer Seite aus vergeben, da wir wissen möchten, wer welche Gruppe(n) innerhalb des Vereins besucht.

Zwei Dinge: Erstens sammeln wir allgemeines Feedback. Zweitens nutzen wir dies als Möglichkeit, unsere Unterlagen zu aktualisieren und zu digitalisieren. Die oben genannten Gruppeninformationen erreichen uns beispielsweise in Papierform.

Können wir die Codes nicht selbst generieren?

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Sie können bei der Teilnahme-Code-Funktion auch Listen einlesen, die Sie vorab selbst erstellen. Diese können Sie einfach per Copy&Paste einfügen und dann das Knöpfchen zum Importieren klicken.

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Vielen Dank.

Soscisurvey bräuchte dann nur unsere Liste mit Code and Email Adresse?

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Es kommt darauf an, ob Sie die Teilnahmecodes per Serienmail über SoSci Survey verschicken möchten (dann Codes + E-Mail-Adressen) oder ob Sie die E-Mails anderweitig versenden, z.B. weil Sie ohnehin einen Mailverteiler haben, der auch personalisierte Mails verschicken kann (dann nur Codes).

Falls Sie Mails über SoSci Survey versenden möchten, testen Sie das Ganze ein paar mal mit eigenen E-Mail-Adressen. Personalisierte Links und Teilnahmecodes sind zwei unterschiedliche Zugriffsmodi - und vielleicht müssen wir hier im Support noch ein paar Detailfragen klären, bevor das genau so funktioniert, wie Sie es sich vorstellen.

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Vielen Dank.

wir haben eine Liste mit den Zugang Codes. Die wir and die Mitglieder senden werden.
Wie können wir diese bei SosciSurvey eingeben für unseren Survey?

Die codes werden wir selber an die Mitglieder senden.

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In diesem Fall würden Sie die Codes unter "Einladungen verschicken" -> "Teilnahmecodes" importieren und in den Zugiffseinstellungen beim "Fragebogen zusammenstellen" ebenfalls "Teilnahmecodes" auswählen.

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vielen Dank.

kann ich Urls generieren -> die URL Tabelle bei mir speichern und mit den jeweiligen emails ergänzen -> von mir emails mit unique URLs verschicken -> bei der Analyse nach URL Daten sehen (nicht Anonym)?

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Ja, Sie können den Teilnahmecode auch direkt an den Link anhängen mit einem ?s=..., vgl. https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:url#teilnahmecode_uebergeben_s

> bei der Analyse nach URL Daten sehen (nicht Anonym)?

Wenn Sie in den Zugriffsseinstellungen den "Teilnahmecode" auswählen, also nicht die Variable "nicht im Datensatz speichern", dann sehen Sie den Teilnahmecode in den Daten. Probieren Sie das gerne einfach mal aus.