Mehrwellige Alumnibefragung - Einladung per Mail UND postalisch

Question

Wir möchten eine Alumni-Befragung starten. Im besten Fall sollte sie auch mehrwellig sein.

Prinzipiell können wir die Alumni über Mails erreichen (daher könnten wir eine Serienmail-Einladung versenden).

Erfahrungsgemäß sind aber die Rückläufer gering. Daher hatten wir die Idee, die Einladung/den Reminder per Postkarte zusätzlich zu senden (hat bei mir damals super funktioniert).

Wie könnte in diesem Fall die datenschutzkonforme Zuordnung bzw. Mitteilung des Zugangslinks auf den Postkarten erfolgen?

Ich weiß , dass ich damals als Alumni den Link genannt bekommen hatte und einen Code, den ich eintippen musste. Kann SoSci Survey das auch?

Wie stellen wir sicher, dass Alumni dann pro Befragungszeitpunkt auch nur 1x teilnehmen?

Oder ist das utopisch und wir lassen es rein über Serienmails laufen?

1000 Dank!

Answer 1

Es gibt unterschiedliche Wege und Möglichkeiten :)

Ich weiß , dass ich damals als Alumni den Link genannt bekommen hatte und einen Code, den ich eintippen musste. Kann SoSci Survey das auch?

Das wäre in SoSci Survey der "Teilnahmecode". Sie können sich unter Einladungen versenden die benötigte Menge Teilnahmecodes erstellen und diese dann auf die Einladungen drucken.

Bitte beachten Sie, dass Sie in dem Moment eine Liste Name <-> Code haben, und sofern Sie die Code-Aufzeichnung in den Zugriffseinstellungen nicht deaktivieren, haben Sie den Code auch in den Daten und damit haben Sie personenbezogene Daten. Das zieht mitunter größere DSGVO-Anforderungen nach sich. Es ist deshalb wahrscheinlich sinnvoll, dass Sie den Zugriffsmodus "Teilnahmecode (anonym)" verwenden.

Außerdem haben Sie damit noch keinen Abgleich mit den Einladungen, die per E-Mail rausgehen. Denn die Serienmail-Funktion läuft separat. Eine Möglichkeit wäre, dass Sie in der Adressliste als benutzerdefinierte Felder denselben Teilnahmecode hinterlegen wie Sie per E-Mail verschicken, und dass Sie dann in der Serienmail gar nicht den personalisierten Standard-Link via %link% versenden, sondern einen Link mit Teilnahmecode, z.B.

https://www.soscisurvey.de/meineStudie/&s=%custom1%

Dann würden die Personen per E-Mail und per Brief denselben Teilnahmecode bekommen und könnten den Fragebogen genau einmal ausfüllen.

Comments

Hi, vielen Dank für die schnelle Rückmeldung, das klingt prinzipiell schon mal gut.

Ich habe geschaut. Den Reiter "Teilnahmecode" zur Erstellung der Codes finde ich.
Die Einstellung "anonym" führe ich dann aber im Reiter "Fragebogen verwalten - Zugriff" aus, richtig?

Habe ich auch richtig verstanden, dass ein Zwischenspeichern bei dieser Option nicht möglich ist, da der Code dann bereits "verbraucht" wurde?

Zudem frage ich mich noch:
1) Wie verhält es sich , wenn ich eine mehrwellige Erhebung durchführen möchte? Generiere ich dann auch beim 2., und 3. Messpunkt neue Codes? oder ist mehrwellig hierbei nicht möglich?

2) Wo in der Adressliste verzeichne ich die Teilnahmecodes? Bisher habe ich immer nur Emails importiert.

3) Wie generiert sich der Link mit Teilnahmecode?

Vielen Dank!

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> Habe ich auch richtig verstanden, dass ein Zwischenspeichern bei dieser Option nicht möglich ist, da der Code dann bereits "verbraucht" wurde?

Entweder Sie belassen den Code im Datensatz und nehmen die Herausforderung personenbezogener Daten auf sich (inkl. kostenpflichtigem Pro-Server) oder Sie trennen Personen und Daten, verhindern dadurch aber das Fortsetzen per Link.

Ein "Zwischenspeichern" über die entsprechende Option im Fragebogen ist unabhängig davon möglich.

> 1) Wie verhält es sich , wenn ich eine mehrwellige Erhebung durchführen möchte?

Dann kommen Sie um personenbezogene Daten oder zumindest um Pseudonyme (das können die Codes sein) ohnehin nicht umhin. Sie müssten dann nur vielleicht sicherstellen, dass Sie die Zuordnung Name <-> Code nach dem Versand löschen (das gilt für die Adressliste und die Briefe gleichermaßen). Aber natürlich brauchen Sie die Zuordnung bis der letzte Brief verschickt ist.

> 2) Wo in der Adressliste verzeichne ich die Teilnahmecodes? Bisher habe ich immer nur Emails importiert.

Sie können die Namen und E-Mail-Adressen als Excel-Tabelle importieren und dabei eine Spalte als "Benutzerdefiniert 1" importieren.

> 3) Wie generiert sich der Link mit Teilnahmecode?

Dazu s. https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:url#teilnahmecode_uebergeben_s und bitte dazu auch lesen https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:url#parameter_im_fragebogen-link

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Super, besten Dank. Dann grübele ich erst einmal weiter und melde mich, falls weitere Fragen auftauchen. Danke aber schon mal für die schnelle und umfassende Unterstützung.