Mehrwellige Alumnibefragung - Einladung per Mail UND postalisch

Question

Wir möchten eine Alumni-Befragung starten. Im besten Fall sollte sie auch mehrwellig sein.

Prinzipiell können wir die Alumni über Mails erreichen (daher könnten wir eine Serienmail-Einladung versenden).

Erfahrungsgemäß sind aber die Rückläufer gering. Daher hatten wir die Idee, die Einladung/den Reminder per Postkarte zusätzlich zu senden (hat bei mir damals super funktioniert).

Wie könnte in diesem Fall die datenschutzkonforme Zuordnung bzw. Mitteilung des Zugangslinks auf den Postkarten erfolgen?

Ich weiß , dass ich damals als Alumni den Link genannt bekommen hatte und einen Code, den ich eintippen musste. Kann SoSci Survey das auch?

Wie stellen wir sicher, dass Alumni dann pro Befragungszeitpunkt auch nur 1x teilnehmen?

Oder ist das utopisch und wir lassen es rein über Serienmails laufen?

1000 Dank!

Answer 1

Es gibt unterschiedliche Wege und Möglichkeiten :)

Ich weiß , dass ich damals als Alumni den Link genannt bekommen hatte und einen Code, den ich eintippen musste. Kann SoSci Survey das auch?

Das wäre in SoSci Survey der "Teilnahmecode". Sie können sich unter Einladungen versenden die benötigte Menge Teilnahmecodes erstellen und diese dann auf die Einladungen drucken.

Bitte beachten Sie, dass Sie in dem Moment eine Liste Name <-> Code haben, und sofern Sie die Code-Aufzeichnung in den Zugriffseinstellungen nicht deaktivieren, haben Sie den Code auch in den Daten und damit haben Sie personenbezogene Daten. Das zieht mitunter größere DSGVO-Anforderungen nach sich. Es ist deshalb wahrscheinlich sinnvoll, dass Sie den Zugriffsmodus "Teilnahmecode (anonym)" verwenden.

Außerdem haben Sie damit noch keinen Abgleich mit den Einladungen, die per E-Mail rausgehen. Denn die Serienmail-Funktion läuft separat. Eine Möglichkeit wäre, dass Sie in der Adressliste als benutzerdefinierte Felder denselben Teilnahmecode hinterlegen wie Sie per E-Mail verschicken, und dass Sie dann in der Serienmail gar nicht den personalisierten Standard-Link via %link% versenden, sondern einen Link mit Teilnahmecode, z.B.

https://www.soscisurvey.de/meineStudie/&s=%custom1%

Dann würden die Personen per E-Mail und per Brief denselben Teilnahmecode bekommen und könnten den Fragebogen genau einmal ausfüllen.