Hilfe zum Thema Datenschutz und Spam benötigt

Question

Hallo liebes soSci Survey Team.
Ich habe folgendes Problem, ich möchte gerne für meine Masterarbeit zum Thema Architektur euer Umfrage Tool nutzen. Die Umfrage ist bereits erstellt und ich habe mir aus dem Internet ungefähr 1.300 öffentlich verfügbare Emailadresse von Architekturbüros aus ganz Deutschland herausgesucht. Jetzt stehe ich allerdings vor einem Problem. Beim herausschicken dieser Mails werde ich in meinen eigenen Email Programmen in kürzester Zeit auf Spamverdacht hin blockiert. Auch bei Serienmails Anbietern stoße ich auf Datenschutzrechtliche Probleme, obwohl die Umfrage keine Personen bezogenen oder anderweitig zu ortbare Daten erfasst.
Ich wollte nun euer Programm eigenes Tool für das versenden dieser Daten nutzen habe nun jedoch Angst das ich auch hier gesperrt werden könnte. Es handelt sich bei dieser Arbeit um ein wissenschaftliches Forschungsprojekt der TH Würzburg-Schweinfurt, keine der Daten werden in irgendeiner Form für kommerzielle Zwecke genutzt und sind auch alle anonymisiert. Kann ich über euer Portal mit Hilfe von Serienmails meine Email Liste herausschicken oder werde ich hier erneut auf Datenschutzrechtliche Probleme stoßen?
Mit freundlichen Grüßen

Answer 1

Es gibt da einige Dinge zu unterscheiden: Datenschutz (DSGVO), Wettbewerbsrecht und Spamfilter.

Wenn Sie öffentlich verfügbare E-Mail-Adressen von Websites sammeln, dann ist der Schutzbedarf dieser (aufgrund von Namen womöglich trotzdem üersonenbezogenen) Daten in aller Regel nicht besonders hoch. Ein berechtigtes Interesse kann hier durchaus eine Grundlage zur Nutzung entsprechend DSGVO darstellen.

Das Wettbewerbsrecht schränkt die Verteilung von Werbung per E-Mail ein. Aber im Rahmen einer wissenschaftlichen Studie stehen Sie i.d.R. nicht im Wettbewerbsverhältnis, und die unverlangte Zusendung von Einladungen sollte damit auch keinen unlauteren Wettbewerb darstellen.

Problematischer für die meisten Mail-Anbieter ist, dass viele Mails oftmals (a) unverlangt sind und (b) auf ein gehacktes E-Mail-Konto hindeuten können. Außerdem kann ein Mailserver schnell mal auf einer Spam-Blocklist landen, wenn die Empfänger:innen sich von den E-Mails belästigt fühlen. Daher schränken die üblichen Mailprovider das Volumen pro Tag ein.

Der Versand via SoSci Survey ist explizit für den Versand größerer Mail-Mengen vorgesehen. Allerdings schützt das nicht davor, dass Spamfilter die E-Mails deshalb ablehnen/wegsortieren. Achten Sie deshalb unbedingt auf ein paar wichtige Punkte:

• Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich nur Adressen im Verteiler haben, die aktuell noch gültig sind - graue Mailling-Listen von 2005 sind ein NO GO.
• Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich nur Ihre Zielgruppe adressieren und keinen "Beifang" in der E-Mail-Liste haben.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail klar verständlich ist und in den ersten paar Zeilen einfach verständlich erklärt, (a) dass es um nicht-kommerzielle Forschung geht, (b) welche Hochschule/Uni dahinter steht und (c) weshalb Sie genau diese Person/E-Mail-Adresse anschreiben. Sie sollten weiterhin weiter unten klarstellen, dass die Leute von Ihnen keine weiteren E-Mails bekommen bzw. die Anzahl der E-Mails angeben. Damit niemand Angst hat, ungewollt auf einem Verteiler gelandet zu sein.
• Formulieren Sie die E-Mail extra höflich, professionell und gut verständlich. Sie wollen etwas von den Leuten. Und Sie sind bereit der Gemeinschaft etwas zurückzugeben (Forschungsergebnisse). Machen Sie das klar. Lassen Sie sich bei der Formulierung ggf. von einer KI helfen - wenn Sprachmodelle etwas gut können, dann ist es der Umgang mit Sprache.

Rechnen Sie bei unverlangten E-Mails nicht mit einer Antwortquote über 5%. Planen Sie daher einen Reminder nach z.B. 4 Tagen ein.