AVV Vereinbarung & zusätzliche Lizenz möglich?

Question

Hallo,

ich möchte gerne einen AVV vereinbaren, weil ich in meinem Befragungsprojekt die E-Mail Adressen für einen Serienmail Versand erhebe.

Leider wird mir diese Funktion bei Datenschutz → DSGVO → AVV online vereinbaren nicht angezeigt. Ich nutze eine Hochschullizenz. Ich wurde bereits darauf hingewiesen, dass ich diesen Fall dann mit den Serververantwortlichen meiner Hochschule klären soll. Eine getrennte Erhebung von E-Mail Adressen wird dadurch jedoch nicht möglich.

Diese Funktion ist jedoch zentraler Bestandteil und sehr wichtig für mein Befragungsprojekt, da es sich um eine Umfrage mit Patienten handelt getrennte Erhebung von E-Mail Adressen besonders wichtig.

Kann ich hierzu z.B. eine Zusatzlizenz abschließen um die AVV mit SosciSurvey in dem Fall zu regeln?
Wie gestaltet sich es wenn ich eine eigene private Lizenz beziehe, stehen mir denn trotzdem alle Funktionen, z.B Serienmail zur Verfügung?

Vielen Dank!

Answer 1

Ich nutze eine Hochschullizenz.

Bitte klären Sie als erstes, welchen Server Sie verwenden.

Wenn Sie einen Server der Hochschule verwenden, dann findet keine Auftragsverarbeitung statt, denn dann verlassen die Daten während der Erhebung zu keinem Zeitpunkt die Infrastruktur der Hochschule.

Wenn Sie über eine Campus-Lizenz den Server der SoSci Survey GmbH nutzen, dann liegt für diese Nutzung bereits ein AVV vor.

Comments

Wir beziehen die Software zur Installation auf dem eigenen Server.

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In Ihrem Fall bedeutet das, dass Sie eine Sorge weniger haben :)

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Ich verstehe leider nicht ganz wieso...

Wie ich aber auch erfahren habe, kann meine Hochschule die Schnittstelle (E-Mail Adressen getrennt vom Datensatz erheben) nicht ermöglichen. D.h. keine Pseudonymisierung.

Daher wäre es notwendig die Server der SosciSurvey GmbH für diesen Schritt zu nutzen.

Wie gehe ich, oder meine Hochschule vor?

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> Wie ich aber auch erfahren habe, kann meine Hochschule die Schnittstelle (E-Mail Adressen getrennt vom Datensatz erheben) nicht ermöglichen.

Das ist ... ungewöhnlich. Wird der Fragetyp gar nicht angeboten, wenn Sie eine neue Frage erstellen möchten? Oder wird eine Fehlermeldung angezeigt?

Welche Version verwendet Ihr Befragungsserver denn (links unten in der Navigation ersichtlich)?

Nur um Verwechslungen zu vermeiden: Die getrennte Erhebung von Kontaktdaten ist eine andere Funktion als die Adressliste mit der Opt-In-Frage. Nur zweitere ist für eine automatisierte Pseudonymisierung geeignet.

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Mir geht es konkret um die automatisierte Pseudonymisierung mit der Opt-In-Frage.
Die Frage wird angeboten, ich habe diese auch bereits erstellt.

Ich habe das bei den Anleitungen von SosciSurvey jedoch so  verstanden, dass die Pseudonymisierung nur stattfindet wenn man den AVV mit SosciSurvey geschlossen hat. Auf Rückfrage bei meiner HS wurde mir gesagt, das Vorgehen E-Mail Adressen dezentral zu speichern sei nicht möglich, oder man wisse nicht wie.

Wenn das ein automatisierter Prozess ist, kann es natürlich sein, dass sie darüber lediglich nicht im Bilde sind.

Um ganz sicher zu gehen daher die Frage: wenn meine Hochschule die Software zur Installation auf dem eigenen Server bezogen hat, kann ich davon ausgehen, dass wenn ich die Serienmail-Funktion und automatisierte Pseudonymisierung mit der Opt-In-Frage nutze, keine E-Mail Adressen mit meinem Datensatz verknüpft werden, sondern auf dem Server der HS gespeichert werden?

Das ist die Version meines Befragungsservers: Server: soscisurvey-1rz

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> Ich habe das bei den Anleitungen von SosciSurvey jedoch so  verstanden, dass die Pseudonymisierung nur stattfindet wenn man den AVV mit SosciSurvey geschlossen hat.

Die Anleitung will damit sagen: Die Verwendung der Opt-In-Funktion (welche ja E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten erhebt und speichert) ist nur mit einem AVV möglich, und auch das gilt nur für die Nutzung unserer Server.

> dass wenn ich die Serienmail-Funktion und automatisierte Pseudonymisierung mit der Opt-In-Frage nutze, keine E-Mail Adressen mit meinem Datensatz verknüpft werden, sondern auf dem Server der HS gespeichert werden?

Pseudoymisierung ist nicht Anonymisierung. Bei einer Pseudoynmisierung ist eine Verknüpfung mit den Daten explizit möglich, aber sie ist an eine Pseudonymtabelle verknüpft. Das gilt für unseren Server genauso wie für den Server der Hochschule.

Generell speichert SoSci Survey die Adressdaten mit Pseudonym separat von den regulären erhobenen Daten. Außerdem haben Sie als Projektleitung keinen Zugriff auf die Pseudonymtabelle. Sie können die Daten also nicht da-anonymisieren. Die IT der Hochschule könnte das aus technischer Sicht. Zumindest solange bis die Adressliste gelöscht wird.

Durch das Löschen der Adressliste nach Abschluss der letzten Erhebungswelle werden die Daten also effektiv anonymisiert.

> Das ist die Version meines Befragungsservers

Die Version wäre eine Zahl wie z.B. 3.7.06 (das wäre die aktuellste Version).

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Vielen Dank für die Erläuterung - Das war sehr verständlich und hat mir wirklich weitergeholfen.

Solange ich als Projektleitung keinen Zugriff habe und die Zuordnung nur durch Einbezug durch die IT der HS möglich ist, bin ich für meinen Fall abgesichert.

Eine letzte Frage hierzu... Zur Löschung der Adressdaten müsste ich mich dann auch an die IT meiner Hochschule wenden oder an SosciSurvey? Ebenso wenn ein Proband die Löschung der Daten verlangt?

Meine Version ist 3.6.07 falls das noch relevant ist.

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> Zur Lösung der Adressdaten müsste ich mich dann auch an die IT meiner Hochschule wenden oder an SosciSurvey?

Wir haben auf den Server keinerlei Zugriff und können dementsprechend auch nichts löschen.

Aber nur weil Sie keinen Zugriff auf die Pseudonymtabelle haben, heißt das nicht, dass Sie keinen Zugriff auf die Adressliste hätten. Was Sie also jederzeit machen könnten, wäre, dass Sie den Adresseintrag aus der Adressliste löschen. Damit wären die Daten dieses Falls vollständig anonymisiert und Ihre Pflicht nach DSGVO wäre damit u.U. schon erledigt.

Wenn Sie jetzt aber noch forschungsethische Verpflichtungen haben, die Daten auch aus der Erhebung zu nehmen, dann wäre der Weg (a) über die IT der Hochschule herausfinden, welches Pseudonym zum Adresseintrag gehört und (b) anschließend diesen Fall aus den Daten löschen, das können Sie über die reguläre SoSci-Oberfläche machen.

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Vielen Dank, ich glaube das hat alle meine Fragen geklärt. :)