Kann eine Mail vom LMU-Server survey.ifkw im Spam landen?

Question

Hallo,
ich arbeite an der LMU und versende Serienmails über den LMU-Server (survey.ifkw.lmu.de). Da der Rücklauf an beantworteten Fragebögen extrem gering ausfüllt, wollte ich wissen, ob es möglich ist, dass Mails die über die Dienstadresse (@lmu.de) und den LMU-Server verschickt werden im Spam landen können?

SoSci zeigt mir nämlich unter den jeweiligen Serienmails die folgende Warnung an:
"Warnung: Für die Domain der Absenderadresse (@lmu.de) ist ein SPF-Record hinterlegt. Es besteht ein hohes Risiko, dass E-Mails, welche unter dieser Mailadresse vom Befragungsserver verschickt werden, als vermeintlicher Spam abgewiesen werden. Mögliche Lösungen finden Sie in der Anleitung"

SoSci schlägt als Lösung die Erstellung einer generischen SoSci-Mailadresse vor. Tatsächlich lässt sich aber keine andere Mailadresse für den Absender auswählen als die eigene @lmu.de-Adresse. Deshalb bin ich bisher davon ausgegangen, dass es bei einer LMU-Emailadresse im Zusammenspiel mit dem LMU-Server von SoSci nicht zur Abweisung als Spam kommen kann. Falls dem doch so wäre, was könnten wir dagegen tun?

Answer 1

Die Warnung ist in diesem Fall überzogen. Die Mails werden über einen Mailserver der Uni verschickt, sodass SPF-Record und E-Mail-Adresse zusammenpassen. Die Meldung wird angezeigt, weil der Server das nicht weiß.

Es ist immer möglich, dass E-Mails im Spamfilter landen. Aber nachdem die E-Mails über den offiziellen Mailserver der Uni laufen, ist die Wahrscheinlichkeit eher gering. Natürlch kommt es auch ein wenig darauf an, was Sie in der E-Mail schreiben.

Comments

Das heißt das Nennen von Incentives (z.B. 10€ geschenkt, Verlosung PS5) im Betreff und in der E-Mail könnte ein Problem darstellen?
Ob die E-Mails im Postfach der zu befragenden Personen angekommen ist, ließe sich auch über den E-Mail Verteiler feststellen, richtig? Zum Beispiel wenn der Status der jeweiligen Serienmail 1 ("Der Empfänger hat den Link zum Fragebogen noch nicht angeklickt") ist (apropos Teilnahmestatus: was bedeutet -3?). Da dies fast für alle Personen zutrifft, gehe ich davon aus, dass es nicht am E-Mail-Versand scheitert, warum der Rücklauf so gering ist.

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> 10€ geschenkt

Naja, das könnte schon den ein oder anderen Spamfilter triggern, sollte aber kein fundamentales Problem darstellen.

> apropos Teilnahmestatus: was bedeutet -3

An welcher Stelle taucht dieser Code denn bitte genau auf?

> Ob die E-Mails im Postfach der zu befragenden Personen angekommen ist, ließe sich auch über den E-Mail Verteiler feststellen, richtig?

Nicht zuverlässig. Wenn ein Spamfilter die E-Mail nicht explizit abweist sondern einfach entsorgt, bekommen Sie davon nichts mit.

> ... dass es nicht am E-Mail-Versand scheitert, warum der Rücklauf so gering ist.

Der Rücklauf bei E-Mail-Einladungen liegt typischerweise zwischen 0,5% und 30%. Es ist abhängig von der Zielgruppe, von Urlaubszeiten, vom Thema und von der Formulierung. Vermutlich gibt es noch mehr Einflussgrößen.

Wenn Sie also z.B. an eine graue Liste von E-Mail-Adressen mit Firmenadressen versenden, die noch irgendwo herumgelegen ist, sollten Sie nicht mit Rücklauf rechnen. Wenn Sie an Personen versenden, die vorab Interesse an Studien bekundet haben, ist ein realistischer Rücklauf bei ca. 20%.

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> Naja, das könnte schon den ein oder anderen Spamfilter triggern, sollte aber kein fundamentales Problem darstellen.

Macht es einen Unterschied, wenn man es nur in der E-Mail selbst erwähnt und nicht mehr im Betreff?

> An welcher Stelle taucht dieser Code denn bitte genau auf?

In der STATUS-Spalte der Excel Liste des E-Mail Verteilers. Alle anderen Codes werden hier aufgezählt, nur -3 nicht: https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:panel-download