Anderes Item als "Email an persönlichen Kontakt"

Question

Hallo,

Wir haben für eine Umfrage zwei Fragebögen (FB) gebaut.
Zum Verständnis: FB 1 zielt auf die allgemeine Situation in öffentlichen Verwaltungen ab. FB 2 zielt auf ein Verfahren ab, das innerhalb dieser Verwaltung durchgeführt worden ist. Wir wollen nach zwei Verfahren fragen. Also: Es gibt 1x FB1 und 2x FB 2.
Die Person von FB 1 bekommt also zweimal das „persönlichen Kontakt“-Item zum Beantworten. Diese Person kann sich selbst und eine andere Person, zwei andere Leute oder zweimal die gleiche Person angeben, die dann den Link zu FB2 erhalten.
FB 1 wird über die Serienmailfunktion versendet. Wir nutzen dabei auch die Möglichkeit, Erinnerungsmails bzgl. Fragebogen 1 zu versenden.
Unsere Situation ist jetzt die: Beide Fragebögen sind an sich fertig. Wir wollen aber nun für Fragebogen 2 ebenfalls Erinnerungen versenden (z. B. eine Woche, nachdem die erste „Email an persönlichen Kontakt“-Email versendet wurde).
Ursprünglich hatten wir uns für das Item „Email an persönlichen Kontakt“ – zum einem, weil das die Zuordnung der beiden Fragebögen über die CaseNumber ermöglicht. Aber auch wegen Datenschutzbedenken. Diese Datenschutzbedenken, hat sich gezeigt, sind nicht mehr gegeben.
Ist es möglich (ggf. auch mit Skript),
a) Einsicht in die eingetragenen Emailadressen vom „persönlichen Kontakt“-Item zu bekommen? (Wir wissen, dass das ja eigentlich die Pointe von diesem Item war, dass man das nicht kann. Aber wir fragen lieber nochmal, weil dann müssten wir nichts Großartiges am FB ändern.
b) (falls a) nicht möglich ist) Erinnerungsmails an die Emailadresse an die persönlichen Kontakte zu versenden.
Wenn sowohl a) und b) nicht möglich sind, welches Item würden Sie uns statt des „persönlichen Kontakt“-Items empfehlen?
Für dieses neue Item wäre uns wichtig, dass:
- die Fragebögen eindeutig als zusammengehörig identifizierbar sind.
- Erinnerungsmails möglich sind.
- Die Person von FB1 sich theoretisch selbst oder zweimal dieselbe Person eintragen kann.
- Der Versand der Email mit dem Link zu FB2 wie auch von Erinnerungsemails zu FB2 automatisch erfolgt.
Wir haben schon etwas recherchiert und sind auf das „Opt in“-Item gestoßen. Dabei sehen wir jedoch den Double Opt-in als problematisch bzw. als Hürde für die Teilnehmer an. Gibt es eine Möglichkeit, diesen Double Opt-in zu umgehen? Oder gar: einfach eine Option ohne Double Opt-in? Außerdem sehen wir dieses Item hinsichtlich der oben aufgezählten Wünsche als nicht optimal an – bzw.: Fragen uns, ob Sie Umwege kennen, wie wir diese Wünsche umsetzen können? Kommen sich die beiden selben neuen Items irgendwie in die Wege?

Answer 1

a) Einsicht in die eingetragenen Emailadressen vom „persönlichen Kontakt“-Item zu bekommen?

Nein, die E-Mail-Adressen werden von SoSci Survey schlicht und ergreifend nicht gespeichert. Privacy by design - wir nehmen das ernst :)

b) (falls a) nicht möglich ist) Erinnerungsmails an die Emailadresse an die persönlichen Kontakte zu versenden.

Siehe (a). Wenn Sie Erinnerungen schicken wollten, müssten Sie mit einer Opt-In-Frage anstatt der "E-Mail an persönichen Kontakt" erledigen.

Wenn Sie die Opt-In-Frage als Single-Opt-In ohne Bestätigungsmail konfigurieren und einstellen, dass E-Mail-Adressen auch doppelt in den Verteiler dürfen (am besten in eine separate Teilgruppe), dann können Sie mittels 2x mailSchedule() und einmal mailRevoke() in F2 automatisch die Einladung und den Reminder versenden.

Die Zuordnung können Sie über SERIAL erledigen.

Comments

Danke für Ihre Antworten. Dazu hätten wir ein paar Nachfragen:



1. Auf der SSS-Seite zu mailrevoke steht: „Sobald der Teilnehmer den zweiten Teil des Fragebogens beginnt, sind die Erinnerungen natürlich nicht mehr notwendig. Deshalb werden ausstehende Erinnerungen zu Beginn des zweiten Teils mittels mailRevoke() gelöscht.“
Das trifft für unseren Fall nicht ganz zu: Da der FB recht lange ist und ggf. zusätzlichen Rechercheaufwand bedeuten kann, weisen wir die Personen darauf hin, dass die den FB abrechen und später fortsetzen können. Was passiert dann aber, wenn diese Person vergisst, dass sie den FB noch erledigen muss, oder wenn sie ihn sich erst einmal anschauen will, dann die Befragung unterbricht?
1a) Wie können wir diese „Abbrecher“ daran erinnern, dass sie den FB1 bzw. FB 2 noch ausfüllen sollen. (Bei den Personen zu FB1 scheint es uns einfach: Erinnerungsmails zu der ursprünglichen Serienmail. Aber wie geht es im Fall von FB2?)
1b) Können sich dann mailrevoke und die evtl.e Erinnerungsmail bei FB2 in die Quere kommen/ sich gegenseitig aufheben oder sonst wie behindern?

2. Gibt es eine Übersicht oder sonstige Möglichkeit auf SSS darüber, wer einen FB noch nie geöffnet hat vs. Wer den FB geöffnet, aber nicht abgeschlossen hat? Bis jetzt kennen wir nur die Option „Erhobene Daten: Daten ansehen“. Allerdings ist das bei der Anzahl der Entitäten, die wir befragen wollen (mehrere Tausend) nicht sonderlich praktikabel.

3. Wir können dann nur dadurch sehen, ob das Opt in-Item „funktioniert“ hat, wenn die Daten zu den FB2s eintrudeln, oder? Oder gibt es noch eine Möglichkeit?

4. Sie haben zuletzt die Zuordnung über Serial angesprochen. Das ist uns noch nicht so ganz klar: Gibt es bei dem Opt-in Item von sich heraus eine Variable, die abgespeichert wird und festhält, von welchem FB1 die Einladung zu FB2 ausging?

5. Wir haben ein Kontingent von 5000 Emails, die wir über SSS versenden können. Das schließt auch wirklich jegliche Art von Email ein oder welche nicht (Erinnerungsemail für FB2)? [Ich frage das, weil wir uns wegen folgender Sache Sorgen machen: Wir werden mehrere Tausende Einladungen zu FB1 versenden; da nur maximal 5000 Emails pro Tag gehen, haben wir Sorge, dass es irgendwann mal zu keinem Mailversand kam, weil die Anzahl der an einem Tag zu versendenden Mails auf über 5000 ansteigen könnte (z. B. FB2-Einladungsmails + Erinnerungsmails + …)]

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>  Was passiert dann aber, wenn diese Person vergisst, dass sie den FB noch erledigen muss, oder wenn sie ihn sich erst einmal anschauen will, dann die Befragung unterbricht?

Sie können mit mailRevoke() auch einzelne Aussendungen canceln oder den Befehl z.B.  erst am Ende des Fragebogens ausrufen.

> 1b) Können sich dann mailrevoke und die evtl.e Erinnerungsmail bei FB2 in die Quere kommen/ sich gegenseitig aufheben oder sonst wie behindern?

Wenn Sie mit mehreren E-Mails arbeiten, dann geben Sie bei mailRevoke() bitte spezifisch an, welche nicht mehr verschickt werden soll.

> Wer den FB geöffnet, aber nicht abgeschlossen hat?

Wenn Sie die Adressliste herunterladen, dann bekommen Sie für jede Serienmail eine Spalte mit dem Teilnahmestatus. Beachten Sie hier bitte, dass Einladungen und deren Erinnerungsmails immer (!) denselben Status haben.

> 3. Wir können dann nur dadurch sehen, ob das Opt in-Item „funktioniert“ hat, wenn die Daten zu den FB2s eintrudeln, oder? Oder gibt es noch eine Möglichkeit?

Nur wenn Sie die Adresseinträge mit explizitem Personenbezug (also nicht pseudonym) speichern - dann können Sie die Personenkennungen (SERIAL) abgleichen.

Im Prinzip könnten Sie (alternativ) mit der Opt-In-Bestätigung auch einen zusätzlichen Fragebogen aufrufen (Einstellung in der Opt-In-Frage), der die entsprechende Information in den Datensatz schreibt.

> Gibt es bei dem Opt-in Item von sich heraus eine Variable, die abgespeichert wird und festhält, von welchem FB1 die Einladung zu FB2 ausging?

Es gibt im Datensatz zu FB eine Variable (mit der Kennung der Opt-In-Frage), in welcher die Personenkennung des Adresseintrags steht, welche dann im Datensatz zu FB2 als SERIAL auftaucht.

> Wir haben ein Kontingent von 5000 Emails

Es handelt sich dabei um ein tägliches Limit. Wir hatten leider den Fall, dass jemand an einem Tag 25.000 E-Mails an eine graue Liste verschickt hat, auf der viele ungültige E-Mail-Adressen standen. Das führte dazu, dass SoSci Survey auf viele Spamlisten gelandet ist, und andere Befragungsprojekte dann keine E-Mails mehr zustellen konnten.

Im Prinzip können Sie das (normalerweise reichliche) Limit von 5000 Mails pro Tag aber durch Verwendung eines eigenen SMTP-Servers auch "umgehen".

Wenn SoSci Survey zeitgesteuerte E-Mails an einem Tag nicht versenden kann, dann werden diese E-Mail nach Ablauf der 24 Stunden nachgeholt.

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Hallo,

wieder: vielen Dank.
Diesmal haben wir noch eine Nachfrage:  In Ihrer Antwort zu unserer ersten Frage haben Sie geschrieben: „Wenn Sie die Opt-In-Frage als Single-Opt-In ohne Bestätigungsmail konfigurieren und einstellen, dass E-Mail-Adressen auch doppelt in den Verteiler dürfen (am besten in eine separate Teilgruppe), dann können Sie mittels 2x mailSchedule() und einmal mailRevoke() in F2 automatisch die Einladung und den Reminder versenden.“
Jetzt sind wir verwirrt, weil auf der Seite zu mailSchedule () (https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:create:functions:mailschedule) unter dem Punkt „Erinnerungsmails“ steht, dass man Erinnerungen auch mit MailSchedule() planen kann.
Weshalb sollten wir dann in unserem Fall mailRevoke() verwenden? Das ist uns noch nicht klar.

Vielen Dank schon einmal.

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> Weshalb sollten wir dann in unserem Fall mailRevoke() verwenden?

Die Funktion ist für folgenden Fall: Sie planen mittels mailSchedule() zum Zeitpunkt 0, z.B. nach dem Opt-In, eine Einladungsmail und zwei Reminder. Wenn die Person der Einladungsmail (oder dem ersten Reminder) folgt, sollen der/die Reminder nicht mehr verschickt werden. Letzteres erledigt mailRevoke().