Fehler beim automatisierten Mailversand

Question

Guten Tag

Sie hatten mich vor einiger Zeit dabei unterstützt den gesamten Mailversand mit Verwaltungsfragebögen zu automatisieren. Dies hat bis anhin auch einwandfrei funktioniert.

Nun ergab sich aber folgendes Problem: Die Probandin mit der internen Nummer 26497677, hat am Dienstag 22.5.18 eine Erinnerungsmail für die Erstbefragung erhalten, obwohl Sie sie bereits am 28.4.18 ausgefüllt hatte.

Die Erinnerungen erfolgen wenn der Fragebogen nicht geöffnet wird nach 3 und 7 Tagen. Nach 9 eine weitere aber an unsere Spiegel-Adresse, damit wir sie telefonisch erinnern könnten. Die Probandin hatte den FB aber geöffnet (und sogar beendet), weshalb die Erinnerungen nicht hätten erfolgen sollen. Das war auch nach 3,7 und 9 Tagen ausgehend vom 28.4.18 nicht der Fall. Allerdings kam die erste Erinnerung nun aus mir völlig schleierhaften Gründen am 22.5.18 und in der Serienmail-Übersicht sind für kommenden Samstag die zweite Erinnerung und für kommenden Montag die 3. (Mail an Spiegel-Adresse) geplant. Das heisst vom zeitlichen Abstand her ist es wie programmiert. 1. , dann 4 Tage später 2. und wieder 2 Tage später die 3. Nur hätten diese nicht erfolgen dürfen und schon gar nicht mit einem Monat Verspätung.

Pragmatisch gesehen kann ich nun vor Samstag die beiden weiteren unnötigen Erinnerungen in der Serienmail-Übersicht manuell löschen, damit die Pb nicht unnötig belästigt wird. Ich lasse Sie aber vorläufig noch drin, weil ich froh wäre, wenn Sie sich mal umsehen könnten, woran das liegen könnte, denn die pragmatische Lösung hilft mir wenig, wenn sich der Fall wiederholen sollte. Sie haben dazu nach wie vor die Freigabe für unser Projekt.

Vielen Dank im Voraus.

Freundliche Grüsse

Patrick Bätschmann

Answer 1

Warum die Erinnerungsmails einen Monat später verschickt wurden, kann ich nicht überprüfen. Aber es liegt nahe, dass der Versand auf anderem Wege als von Ihnen gedacht geplant wurde. Sie schreiben auch nicht, ob die Erinnerungen manuell (über "Serienmail" -> "versenden") geplant wurden oder im Fragebogen z.B. mit mailSchedule(). Es könnte aber durchaus sein, dass dabei das Häkchen falsch gesetzt wurde, wer eingeladen werden soll (z.B. nur jene, die noch nicht teilgenommen haben).

Ich sehe aktuell 3 Mailzustellungen für die Mailadresse. Davon gehören zwei zueinander und die dritte ("Zwischenerhebung") scheint unabhängig davon zu sein. Weitere Erinnerungen sehe ich im Moment nicht in der Terminliste für den Versand.

Comments

Erstmal vielen Dank für's Nachsehen und die Antwort.

Der Versand erfolgt wie gesagt mit den Verwaltungsfragebögen. Im ersten Verwaltungsfragebogen werden mit mailSchedule() Einladung und 3 Erinnerungen nach 3, 7 und 9 Tagen für die Erst- sowie die Nachbefragung geplant. Davon geht die dritte jeweils nicht an die Pb, sondern an eine Spiegeladresse von uns mit der selben Kennung plus angehängtem x. Der zweite Verwaltungsbogen tut dasselbe für die Zwischenbefragung. Beim Öffnen der Fragebögen werden diese Erinnerungen dann mit mailRevoke() zurückgezogen. Zusätzlich werden 4 neue Erinnerungen geplant (nach 1, 2 & 3 Tagen, sowie nach 4 wieder an unsere Spiegeladresse). Diese werden dann wiederum mit mailRevoke() am Ende des Fragebogens zurückgerufen.

Dies ist das Muster. Und ich versende alle Mails ausschliesslich mit diesen Verwaltungsfragebögen. Hat auch bisher bei allen Pb einwandfrei geklappt. Nur bei der erwähnten Pb kamen die 3 Erinnerungen der Erstbefragung, welche mit dem Verwaltungsfragebogen 1 geplant wurden trotz zwischenzeitlicher Beendung der Erstbefragung einen Monat später. Aber genau im zeitlichen Abstand der im Verwaltungsfragebogen vorgesehen ist.

Genau die Zwischenbefragung ist unabhängig. Für die Nachbefragung sollten ab 27.7 weitere Mails geplant sein. Soweit alles stimmig. Nur die Serienmails 2,3 & 4, die am 22.5., 26.5 und 28.5 erfolgt sind bzw. geplant sind sollten so nicht geplant worden sein. Eine Fehleinstellung meinerseits halte ich für unwahrscheinlich, weil ich bei allen Probanden genau gleich (so wie oben beschrieben vorgegangen bin) und bei allen anderen keine Erinnerungen erfolgt sind, die gemäss meiner Programmierung nicht mehr hätten erfolgen sollen.

Wie gesagt pragmatisch kann ich die beiden für den 26. und 28.5 geplanten Mails einfach manuell aus den Mailzustellungen löschen, damit keine weiteren unnötigen Erinnerungen erfolgen. Wenn es möglich wäre, den Grund für diese Fehlplanungen zu wissen, hätte ich dies jedoch begrüsst, weil dies natürlich nicht mehr vorkommen sollte.

Erneut vielen, vielen Dank.

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Tatsächlich stieß ich gestern Abend noch auf einen Programmfehler, welcher das beobachtete Verhalten womöglich erklären könnte. Und zwar konnte es unter bestimmten Rahmenbedingungen passieren, dass das Ansehen der Druckansicht eines ausgefüllten Fragebogens den Mailversand bzw. das Terminieren eines Versandzeitpunkts auslöste. Wie gesagt: Es ist nur Spekulation - aber falls es daran lag, ist dieses Problem nun behoben...

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Ok, danke. Wie lässt sich den ein ausgefüllter Fragebogen in dieser Ansicht ansehen? Ich glaube aber, dass dies eher nicht der Grund gewesen sein kann. Denn die fälschlicherweise ausgelösten Erinnerungen sind ja im Verwaltungsfragebogen ausgelöst worden, und das passiert nur wenn ich auf der ersten Seite die entsprechende SERIAL eintippe und dann auf weiter klicke. Und das habe ich bei der Pb nur am 27.4.18 gemacht. Damit die Erinnerungen erneut ausgelöst worden wären, hätte ich Ihre Serial ein Monat später erneut eintippen müssen.

Naja, scheint so, als wäre es eher nicht möglich die Ursache dieser Fehlsendungen zu eruieren. Demnach werde ich die beiden weiteren zu unrecht geplanten Erinnnerungen nun manuell zurückziehen und hoffen, dass es nicht mehr vorkommt. Da es bei allen anderen Pb aber bisher geklappt hat, ist diese Hoffnung auch nicht allzu klein.

Danke für Ihre Bemühungen und ein schönes Wochenende.

Freundliche Grüsse

Patrick Bätschmann

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> Wie lässt sich den ein ausgefüllter Fragebogen in dieser Ansicht ansehen?

Unter "Erhobene Daten" -> "Daten ansehen" und dann das Drucksymbol links bei CASE. Aber wenn Sie einen gesonderten Verwaltungsfragebogen für den Versand haben, kann das tatsächlich kaum die Ursache gewesen sein...

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Ok, besten Dank.