VersuchsteilnehmerInnen mit allen Daten aus Adressliste gelöscht

Question

Hallo liebes Support-Team,

wir sind auf ein Problem gestoßen, dass wir trotz aller Recherche nicht nachvollziehen können. Zunächst muss ich kurz das Projekt schildern:

• VPN werden mit einem Link zu einem Baseline-Fragebogen rekrutiert (dabei handelt es sich um Paare, also dyadische Daten) und es werden Mailadressen per Double-Opt-In erfasst
• sobald sie den FB ausgefüllt haben, können sie einen Termin an der Uni buchen, werden dort als Paar interviewt und bekommen einen weiteren Fragebogen vorgelegt ("Lab-FB"), den jeder von beiden ausfüllt
• als nächstes sollen sie 28 Tage lang (beide) einen kurzen Fragebogen ausfüllen

Bei bisher 88 Personen (44 Paaren), die den zweiten Punkt absolviert haben, hatten wir nun zweimal folgendes Problem:

Nach Ausfüllen des Fragebogens hat ein/e MitarbeiterIn sich die Adressliste nochmal angesehen und festgestellt, dass eine der beiden plötzlich weg war. Also die Adresse ist nicht mehr in der Adressliste. Noch problematischer: es gibt keine Daten mehr zu diesen beiden Personen, also die ganze Datenzeile fehlt. (Also nicht die Antworten fehlen innerhalb der Adresszeile, sondern die Zeile selbst). Wir sind zunächst von einer versehentlichen Löschung ausgegangen, aber dann wäre die Adresse ja im Papierkorb und könnte wiederhergestellt werden. Wir haben leider keine Vorstellung mehr, was der Grund sein könnte und würden uns sehr über eine Antwort von Ihnen freuen.

liebe Grüße

Answer 1

Nach Ausfüllen des Fragebogens hat ein/e MitarbeiterIn sich die Adressliste nochmal angesehen und festgestellt, dass eine der beiden plötzlich weg war.

In den Serienmails, welche die Teilnehmer:innen bekommen, ist unten ein Link, mit dem sich die Personen selbst aus der Adressliste löschen können. Wenn die Teilnehmer das machen, wird das allerdings unten in der Adressliste angezeigt.

Ebenfalls ist es natürlich möglich, dass Sie Einträge manuell aus der Adressliste löschen. In dem Fall sind sie erst einmal unten im Papierkorb.

es gibt keine Daten mehr zu diesen beiden Personen, also die ganze Datenzeile fehlt.

SoSci Survey löscht nachträglich keine Daten aus dem Datensatz. Auch wenn Sie alle Adressen löschen, bleiben die Fälle im Datensatz stehen. In allen Fällen, die wir bisher detailliert untersucht haben, stellt sich am Schluss heraus, dass entweder eine gezielte Löschung erfolgt war (teilweise über die Funktion einer automatischen Löschung nach einer definierten Zeit) oder dass die Daten gar nicht eingegeben worden waren.

Insofern kann ich auf Basis der vorliegenden Informationen nur spekulieren, dass einer diese Fälle auch hier vorliegt. Wenn Sie gegenteilige Indizien haben, lassen Sie hören!

Comments

Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung!

Um die Situation nochmal zusammenzufassen:

Die Paare sind im Labor und bekommen da einen Teilnahmelink für einen Fragebogen. Es ist die ganze Zeit ein/e Mitarbeiter/in anwesend, damit die Teilnehmer/innen Fragen stellen können. Und nun ist es zweimal passiert, dass die Datenzeile von einer Person da war, aber die Datenzeile der anderen Person (mitsamt aller anderen Informationen zu dieser Person, wie Mailadresse, Seriennummer) nicht mehr da ist.

Da bei einer versehentlichen Löschung einer Adresse, diese ja nochmal aus dem Papierkorb gelöscht werden müsste, gehen wir momentan nicht davon aus. Die Funktion der automatischen Löschung habe ich auch schon in Betracht gezogen, aber die ist nicht aktiviert. Dass die Daten gar nicht eingegeben wurden, klingt für mich leider auch nicht so plausibel, da der Ablauf von einer Mitarbeiter/in begleitet wird. Ich denke auch nicht, dass es z.B. am fehlenden Absenden der Antworten liegt, da (soweit ich es verstehe) Antworten ja auch gespeichert werden, wenn nicht die letzte Seite erreicht wird. Es ist aber keine leere Antwortzeile der Person da, sondern gar keine. Komisch ist auch, dass die Mailadresse schon in der Adressliste war (zum Schicken des besagten Fragebogens) und kurze Zeit später weder Ihre Datenzeile noch Ihre Mailadresse da waren.

Fallen Ihnen vielleicht noch andere Erklärungsmöglichkeiten ein?

liebe Grüße

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Ich hätte noch ein paar Rückfragen zum Sachverhalt....

> nicht mehr da ist

War der Fall im Datensatz zwischenzeitlich zu sehen? Haben Sie eine CASE Nummer? Haben Sie auch direkt unter "Erhobene Daten" -> "Daten ansehen" geprüft, dass der Fall fehlt?

> Dass die Daten gar nicht eingegeben wurden, klingt für mich leider auch nicht so plausibel, da der Ablauf von einer Mitarbeiter/in begleitet wird.

In sehr, sehr seltenen Fällen (ca. 1 von 25.000) kommt es vor, dass Daten aus dem Cache nicht in die Datenbank übertragen werden können. Etwa weil in einem Fall mehr Daten erhoben wurden (z.B. bei einer Verlaufmessung) als die Datenbank erlaubt. In dem Fall werden sie aber in einem zweiten Zwischenspeicher abgelegt. Wenn Sie mir einen Zeitraum mitteilen, wann die Daten eingegeben wurden, kann ich selbigen prüfen. Dass das zweimal in eine Projekt passiert wäre allerings extrem unwahrscheinlich.

Ebenfalls denkbar wäre aber, dass die Personen denselben individuellen Link nutzten statt zwei getrennte. In dem Fall würden beim Ausfüllen zwar immer wieder Warnungen auftauchen, aber es könnte so aussehen, als ob zwei Personen dern Fragebogen ausgefüllt hätten - auch wenn es am Ende derselbe Datensatz wäre, der erzeugt wird.

> Komisch ist auch, dass die Mailadresse schon in der Adressliste war (zum Schicken des besagten Fragebogens) und kurze Zeit später weder Ihre Datenzeile noch Ihre Mailadresse da waren.

Wenn Sie mir die Mailadresse unter info@soscisurvey.de einmal mitteilen (und bitte auch dei URL des Projekts und den Zeitraum der Erhebung - also wann die Mailadresse registriert wurde und wann der Labor-Termin war), dann kann ich dazu gerne nochmal recherchieren.

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Vielen Dank für die Ideen. Momentan scheint es so zu sein, dass bei einem der beiden Fälle die Mailadresse (im ersten Schritt) nicht registriert wurde, und im Labor der Link zweimal an die gleiche Mailadresse geschickt wurde.

Bei dem zweiten Fall jedoch sagt die MitarbeiterIn, dass sie die Mail an die Mailadresse aus der Adressliste geschickt hätte und die Mailadresse daraufhin nicht mehr in der Adressliste zu finden war. Hätten Sie dazu vielleicht eine Idee?

liebe Grüße

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Ob man mehrfach dieselbe Mailadresse zulässt, das lässt sich in den Einstellungen (z.B. der Opt-In-Frage oder beim Import) festlegen.

> Bei dem zweiten Fall jedoch sagt die MitarbeiterIn, dass sie die Mail an die Mailadresse aus der Adressliste geschickt hätte und die Mailadresse daraufhin nicht mehr in der Adressliste zu finden war.

Mir wäre kein Mechanismus bekannt, der zu diesem Verhalten führen könnte. Aber wenn Sie uns die betroffene Mailadresse einmal an info@soscisurvey.de mitteilen, dann können wir anhand der Lofgiles vielleicht herausfinden, was passiert ist.

Denkbar wäre, dass jemand den Adresseintrag bearbeitet und die Mailadresse geändert hat, sodass es den Eintrag noch gibt, aber eben nicht mehr mit der ursprünglichen Mailadresse.

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Vielen Dank, aktuell scheint es so zu sein, dass eine Person die Daten der anderen überschrieben hat.