Serienmails kommen nicht an

Question

Wir haben gestern eine aufwendige Tagebuchstudie gestartet mit über 440 Teilnehmenden. Leider haben wir die Rückmeldung bekommen, dass einige Teilnehmenden keine E-Mail erhalten haben (auch nicht im Spam) und dies betrifft verschiedene E-Mail Anbieter (gmx, gmail, Universitätsmail @umit-tirol.at, ...)
Wir senden unsere Serienmails von mailer@soscisurvey.de
Und wir senden sie mithilfe der Excel Datei, die man hochladen kann mit den folgenden Daten: Datum, E-Mail, Serienmail.

Es wäre super, wenn Sie uns bitte schnell helfen könnten, da wir dann noch eine Schadensbegrenzung machen können.

Vielen Dank!

Answer 1

In aller Regel sind es Spamfilter, welche Ärger machen. Und falsch eingetragene Mailadressen.

Wenn Sie zwei oder drei betroffene E-Mail-Adressen an info@soscisurvey.de senden, können wir gerne in den Mail-Logs nachsehen. Die Wahrscheinlichkeit einer Klassifizierung als Spam sinkt i.d.R. deutlich, wenn Sie über einen SMTP-Server Ihrer Hochschule versenden. Dann natürlich mit einer Hochschul-Adresse als Absender.

Comments

Vielen Dank für Ihre rasche Rückmeldung!

Ich habe soeben zwei betroffene E-Mail-Adressen an info@soscisurvey.de geschickt.

Leider können wir unserer Hochschul-Adresse nicht ganz trauen, weil es da vor kurzem einen Cyber-Angriff gab und es seitdem Zustellschwierigkeiten gibt und auch das Empfangen von externen E-Mails macht Probleme. Könnte das evtl. auch mit unserem "Serienmails kommen nicht an"-Problem zusammenhängen? Weil mein soscisurvey Account läuft mit meiner Hochschul-Adresse.

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Von Ihrer Hochschuladresse wissen die Mailserver ja nichts, welche die Mails über den Mailserver von SoSci Survey bekommen. Insofern sollte das mit den Problemen nicht zusammenhängen.

Ich recherchiere gleich zu den Mailadresse und antworte Ihnen auf die E-Mail.

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Der Mailserver sagt, dass die Mails alle an dem Mailserver von GMX zugestellt wurden. Ab dort liegt es in dessen Verantwortung, sie in Postfach oder den Spamverdacht-Ordner der Empfänger:innen zu legen.

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Vielen lieben Dank für Ihre rasche Rückmeldung und fürs Nachschauen!

Dann werden wir eine Hinweis/Informations-Mail an unsere Teilnehmenden aussenden, dass sie im Spam nachsehen sollen und uns ggf. kontaktieren sollen.
Danke!

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Eine Frage hätte ich jetzt doch noch.

Wir haben eine Serienmail verschickt, die einen Link zu einem Fragebogen enthält. Beim Versenden dieser E-Mail war die Gültigkeit des Fragebogens bis 20.03.2022, 01:00 Uhr eingestellt.
Wenn ich die "Gültigkeit begrenzen" jetzt auf 20.03.2022, 18:00 Uhr ändere, können dann alle, die den Fragebogenlink vor dieser Änderung erhalten haben auch noch bis morgen 18:00 Uhr daran teilnehmen? Oder ginge das nur, wenn ich den Fragebogen erneut versende mit der neu begrenzten Gültigkeit?

Zugangscode ist "Sichere Codes" und Mehrfachteilnahme ist "Einmaliges Ausfüllen mit dem personalisierten Link (inkl. Fortsetzung eines unterbrochenen Interviews". Zudem ist "Pseudonym" eingestellt.

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Sosci Survey verwendet beim Aufruf des Links die aktuellen Einstellungen der Serienmail. Sie können die Gültigkeit also nachträglich ändern.

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Super, vielen Dank für die Info!

Leider hatten wir heute wieder GAU-mäßige Verhältnisse beim Versand der Serienmails.

Es haben sich (bis auf eine, @web.de) bis jetzt einige @gmx.at Adressen gemeldet, dass sie keine E-Mail erhalten haben - auch nicht im Spam-Ordnern. Gibt es etwas, das wir tun können, dass die Teilnehmenden die E-Mails erhalten? Auch bei einem zweiten Versuch, die Serienmail nochmals zu verschicken, kommt nichts bei ihnen an.

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Womöglich ist GMX gerade schlecht auf SoSci Survey zu sprechen ... es gelten weiterhin die bisherigen Informationen:

1. Sie können im Befragungsprojekt einen SMTP-Server Ihrer Hochschule eintragen und über diesen versenden.

2. Sie können bei GMX anrufen und denen erklären, dass die Mails von SoSci Survey kein Spam sind. Und fragen, wo warum die Mails nicht im Spamverdacht liegen, wenn der Server sie doch angenommen hat.

3. Die Teilnehmer:innen können sich bei GMX melden und beschweren - oder zumindest die Absenderadresse der E-Mails (z.B. mailer@soscisurvey.de) bei GMX auf ihre eigene Whitelist setzen: https://support.gmx.com/email/spam-and-viruses/whitelist-manage.html

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Da ich an der betreffenden Studie ebenfalls beteiligt bin, erlaube ich mir das an dieser Stelle noch näher auszuführen, da dies ja evtl. auch für andere Nutzer von Interesse sein könnte:  
Unsere Fehlersuche ergab, dass sich die nicht ankommenden E-Mails mit hoher Wahrscheinlichkeit tatsächlich auf ein externes Problem zurückführen lassen, das ausschließlich E-Mail-Adressen vom Provider 1&1 (GMX und Web.de) zu betreffen scheint. Eine kurze Google-Suche ergab auch, dass es keinesfalls das erste Mal ist, dass das bei diesem Provider passiert; wie es der Zufall so will waren die vor ziemlich genau einem Jahr aufgrund einer ähnlichen Geschichte in den Schlagzeilen:
https://www.golem.de/news/spam-gmx-und-web-de-kunden-erhalten-wichtige-mails-nicht-2103-154910.html#cmts

Ein individuelles Whitelisting im eigenen GMX-Account hat das Problem nicht gelöst, es scheint sich vielmehr um ein globales Blacklisting zu handeln, das derart rigoros ist, dass die E-Mails (wie in obigem Artikel beschrieben) noch nicht einmal im Spamverdacht auftauchten.
Ein Anruf bei GMX ist leider mangels Support-Hotline nicht möglich, es gibt allerdings für derartige Postmaster-Anfragen ein eigenes Kontaktformular, das wir als Endanwender allerdings nicht ausfüllen können, da die Eingabe der (mir nicht bekannten) IP-Adresse des Mailservers erforderlich ist:
https://postmaster.gmx.net/de/kontakt
Vielleicht könnte sich Soscisurvey ja einmal um ein globales Whitelisting bei GMX bemühen; das betrifft ja sicherlich nicht nur diese Studie.
Ürigens kam die betreffende E-Mail mit dem abendlichen Einladungslink letztlich offenbar noch an, allerdings mit ca. 5 Stunden Verspätung. Das Sendedatum ist im Header der E-Mail dabei korrekt mit 17:30 Uhr angegeben; im Postfach meiner eigenen GMX-Adresse die ich zur Sicherheit bei dieser Studie eingetragen hatte, landete die E-Mail dann gegen 22:30 Uhr.
Bei zeitsensitiven Umfragen wie Tagebuchstudien, bei denen zu bestimmten Zeiten Fragebögen ausgefüllt werden müssen, ist so etwas natürlich ein ziemliches Problem.

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Die IP-Adresse von SoSci Survey ist einfach herauszufinden - geben Sie dafür in der Kommandozeile von Windows einfach ping www.soscisurvey.de ein.

Aber wenn die Mails noch (verspätetet) ankamen, dürfte es sich mit höchster Wahrscheinlichkeit nicht um ein Filter/Blacklisting-Problem handeln. Das klingt eher nach einem technischen Problem bei einem der beteiligten Mailserver...

> Bei zeitsensitiven Umfragen wie Tagebuchstudien, bei denen zu bestimmten Zeiten Fragebögen ausgefüllt werden müssen, ist so etwas natürlich ein ziemliches Problem.

Ja ... Studien mit gutem Funding nutzen auch ganz gerne SMS statt E-Mails (sofern das mit dem Fragebogen sinnvoll ist) - denn E-Mail war niemals als Medium ausgelegt, das (a) zuverlässig oder (b) zeitnah ankommt. Dass es meistens trotzdem klappt ist eher Glück ;)

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Zwischenzeitlich kamen bei neuen Messzeitpunkten etliche Aussendungen zur gewünschten Zeit an, in Einzelfällen aber weiterhin gar nicht. Betroffen scheinen wie bisher ausschließlich Adressen bei 1&1 (Gmx und Web.de).

Lustigerweise klang die Antwort des GMX-Supports letztlich ähnlich lapidar wie der letzte Absatz Ihres Posts:

"vielen Dank für Ihre Anfrage.

E-Mail ist kein Echtzeitmedium, ähnlich wie SMS im Mobilfunk.

Da es keine definierte Garantie für die Transportdauer einer E-Mail gibt und eine Verzögerung sogar um Werktage im eigentlichen Sinne keine Störung darstellen muss, ist das Kommunikationsmedium E-Mail für wirklich zeitkritische Kommunikation im eigentlichen Sinne ungeeignet.

Wir freuen uns, wenn Ihnen unsere Informationen weiterhelfen."

Ist ja interessant zu wissen, dass es im eigentlichen Sinne keine technische Störung darstellt, wenn eine E-Mail bis zu 14 Stunden zu spät im Empfängerpostfach eintrudelt, allerdings sind damit viele moderne Umfrageformen (Tagebuchstudien, Experience Sampling) im Grunde mit der Mailfunktion derzeit offenbar nicht wirklich nutzbar, wenn man TeilnehmerInnen mit 1&1-Postfächern in der Stichprobe hat...

(Ich schreibe das nicht um herumzumosern sondern weil wir vermutlich nicht die einzigen sind, die derzeit diese Probleme haben und nach der Ursache und einer Lösung suchen...von mindestens einer Kollegin von einer anderen Universität habe ich bereits mitbekommen, dass auch sie momentan bei einem Sosci-Survey-Fragebogen mit massiven Zustellproblemen mit GMX und Web.de-Adressen zu kämpfen hat.)

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> Ist ja interessant zu wissen, dass es im eigentlichen Sinne keine technische Störung darstellt, wenn eine E-Mail bis zu 14 Stunden zu spät im Empfängerpostfach eintrudelt

Tja ... Technik, Serviceverträge, soziale Erwartungen und Alltagserfahrung passen oftmals nicht zusammen.

Aber ja, es ist ein wichtiger Punkt, dass sich SMS auch verzögern können. Nachdem wir die SMS Gateways aber teuer dafür bezahlen, damit sie zeitig liefern, haben wir da eine andere Handhabe als bei Diensten, für die ... da sind wir bei dem Punkt ... wer bezahlt GMX gleich wieder? ;)

>  viele moderne Umfrageformen (Tagebuchstudien, Experience Sampling) im Grunde mit der Mailfunktion derzeit offenbar nicht wirklich nutzbar

Nun, das Verhältnis ist wie bei vielen anderen Dingen in der Wissenschaft: Es geht in 9 Studien gut und 1 hat das Pech, den schlechten Tag von GMX zu erwischen. Klar, hätte man 50.000 € Steuergelder verbrennen und eine eigene Push-App entwickeln können, die dann rechtzeitig zur Studie lädt. Aber da muss man eben auch zwischen Kosten und Nutzen abwägen.

Ich kann Ihre Frustration verstehen (wirklich, ich forsche selbst auch an der Uni), aber das Risiko von systematischen Störungen haben wir immer. Früher war es der Hausmeister, der ins Labor geplatzt ist. Heute ist es die E-Mail, die in Zeiten großer Umwälzungen (mitten in Europa tobt ein brutaler Krieg, in dem Menschen, die alle eigentlich lieber zuhause fernsehen würden, andere Menschen tötigen, die auch lieber zuhause fernsehen würden - und das Internet ist von der physischen Welt nicht abgekoppelt) mal 30 Minuten zu spät ankommt.

Auch ich schreibe hier nicht, um herumzumosern oder herablassend zu klingen ... es ist nur so, dass wir uns (und da schließe ich mich nicht aus) an viel Komfort gewöhnt haben, für den wir oftmals nichts zahlen müssen, und den wir auch nicht hinterfragen. Und wenn der Komfort mal nicht ganz so komfortabel ist wie man es gewohnt ist, dann sind alle plötzlich überrascht. Spoiler: Es warten noch viel mehr böse Überraschungen hinter den Strukturen, auf deren Basis unsere Welt funktioniert. Ich hoffe sehr, dass es bei ein paar verspäteten E-Mails bleibt.