Speicherung einer E-mail ohne die Opt-in Option

Question

Hallo,

Wir möchte einen Fragebogen erstellen, in dem die E-Mail-Adresse des Teilnehmers abgefragt wird (möglichst ohne die Opt-in Funktion zu verwenden).

Der Teilnehmer soll am Ende eines ersten Fragebogens, in dem u.a. sozialdemografische Angaben erfasst werden, einen Link auf einen zweiten Fragebogen in einem getrennten Projekt angezeigt bekommen, damit wir dort die Kontaktdaten und notwendige weitere Angaben erheben können, die zusammen gespeichert werden sollen (also nicht „getrennt erhobene Kontaktdaten“).

In diesem zweiten Fragebogen/Projekt soll also unabhängig von den Angaben aus dem ersten Fragebogen die E-Mail-Adresse, das Alter (dient als Filtervariable) sowie ein Wunschtermin für eine Erhebung im Labor abgefragt werden. Wir haben dafür eine Frage „offene Texteingabe“ angelegt und das Format auf „E-Mail-Adresse“ festgelegt.

Ist es möglich, die so erfasste E-Mail-Adresse direkt (in das Adressbuch) zu speichern (wie gesagt möglichst ohne Opt-in; z.B. über die interne Datenbank), damit auf einer der folgenden Seiten automatisch eine Mail mit der Bestätigung des Wunschtermins an die angegebene Adresse ausgelöst werden kann? Außerdem soll eine weitere Mail als Erinnerung 48 Stunden vor dem Wunschtermin rausgehen. Kann man hier ggf. mit einer ähnlichen Funktion wie mailSchedule arbeiten?

Wir wollen wenn möglich ohne die Opt-in Funktion arbeiten, da die TN sowieso schon einen ganzen Fragebogen ausgefüllt haben und wir befürchten, dass die Hürde zu groß ist, noch einmal einen Link aus dem Mailpostfach aufzurufen und sich für den Wunschtermin zur Laborerhebung anzumelden. Der „Risiken“ wegen falscher Eingaben, etc. sind wir uns bewusst. Außerdem ist es wichtig, dass die E-Mail-Adresse zusammen mit dem Alter und dem Wunschtermin in einem Datensatz gespeichert wird, damit wir als Studienteam die E-Mail-Adresse dem Wunschtermin zuordnen können (für ggf. Erinnerungen, Absagen, etc.).

Gibt es hier eine (ggf. auch andere) Lösung?

Vielen Dank schon einmal für die Hilfe,

Answer 1

Der Teilnehmer soll am Ende eines ersten Fragebogens, in dem u.a. sozialdemografische Angaben erfasst werden, einen Link auf einen zweiten Fragebogen in einem getrennten Projekt angezeigt bekommen, damit wir dort die Kontaktdaten und notwendige weitere Angaben erheben können, die zusammen gespeichert werden sollen (also nicht „getrennt erhobene Kontaktdaten“).

Das ist in Hinblick auf Datenschutz nicht besonders hilfreich: Denn selbst wenn Sie Zeitstempel deaktivieren, ist aus der Reihenfolge der Fälle eine Zuordnung zu den ursprünglichen Daten mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit möglich.

Technisch ist die Umsetzung natürlich trivial: Sie können einfach einen zweiten Fragebogen anlegen (z.B. in einem anderen Befragugnsprojekt) und am Schluss des Fragebogens entweder mittels redirect() weiterleiten oder einen Link per HTML anbieten.

Wir wollen wenn möglich ohne die Opt-in Funktion arbeiten, da die TN sowieso schon einen ganzen Fragebogen ausgefüllt haben und wir befürchten, dass die Hürde zu groß ist, noch einmal einen Link aus dem Mailpostfach aufzurufen

Beim Opt-In kann man zwischen Double- und Single-Opt-In wählen. Das sollte also kein Problem sein.

Comments

Hallo,

aus organisatorischen Gründen (und auch, weil es für den Datenschutz ggf. besser ist), würden wir nun zunächst in einem Projekt die E-Mail-Adressen und einen Wunschtermin für T2 erheben. Der Termin und die Mail-Adresse müssen im gleichen Datensatz gespeichert werden, damit wir die TN bzgl. Ihres Termins kontaktieren können (z.B. bei Absage). In einem zweiten Projekt werden wir im Anschluss an die Terminvereinbarung die relevanten Fragebögen (T1) erheben.

Kurz zum Verständnis:
Die TN sollen zwei Wochen vor einer Laborerhebung (T2) einige Fragebögen (T1) ausfüllen. Je nach Terminauswahl können die Personen im Anschluss also entweder direkt mit dem ersten Fragebogen weitermachen (über redirect(), wenn es nur zwei Wochen bis zum Labortermin sind) oder es wird eine Serienmail ausgelöst, mit der sie die T1-Fragebögen dann zum richtigen Zeitpunkt erhalten (wenn es mehr als zwei Wochen bis zum Labortermin sind).

Wenn wir uns darauf verlassen könnten, dass alle TN direkt auf diese Mail reagieren würden, wäre das kein Problem. Idealerweise würden wir aber mit Erinnerungsmails arbeiten. Ich gehe aber nicht davon aus, dass man mailSchedule() Mails aus dem Termin-Projekt mit mailRevoke() in dem getrennten T1-Projekt widerrufen kann, richtig? Gibt es da eine andere Möglichkeit, die wir nicht sehen?

Ich bin mir nicht sicher, ob wir mit Serienmails (Anonymisieren bei Abschluss) arbeiten können, da wir ja die Mail-Adresse dem Termin zuordnen können müssen. Nur eben den Daten nicht (das erfolgt über einen persönlichen Code, den wir nicht kennen).

Vielen Dank für die Unterstützung im Voraus!

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> Ich gehe aber nicht davon aus, dass man mailSchedule() Mails aus dem Termin-Projekt mit mailRevoke() in dem getrennten T1-Projekt widerrufen kann, richtig?

Das sehen Sie richtig. Aus Datenschutzgründen sind unterschiedliche Projekte gegeneinander abgeschottet.

Zugleich garantiert eine Trennung in unterschiedliche Projekte aber auch keine Anonymität. Selbst wenn man in den Projekt-Einstellungen die Zeitstempel deaktiviert, kann - je nach Situation und Design - noch eine Zuordnung anhand der Abfolge der Datensätze möglich sein.

> Ich bin mir nicht sicher, ob wir mit Serienmails (Anonymisieren bei Abschluss) arbeiten können, da wir ja die Mail-Adresse dem Termin zuordnen können müssen.

Das mit der Anonymität und Zuordenbarkeit ist nicht ganz einfach - mitunter muss man aus organisatorischen Gründen zu einem definierten Zeitpunkt die Person identifizieren. Das ist aber keine technische Frage - da geht es vielmehr um Ablaufpläne, wann man was identifizieren muss, und um Abwägungen, wie hoch der Schutzbedarf welcher Daten ist.

Wenn man dafür eine schlüssige Lösung hat, kann man das in aller Regel auch technisch umsetzen.