Wie kann ich einen Adressat zu einer Seriennummer zuordnen?

Question

Ich stehe vor dem Schritt probeweise Serienmails zu versenden. Ich habe eine komplette Adressliste und die äquivalente Anzahl an Seriennummern generiert.

Was muss ich in meinem Serienmail-Text einfügen, damit jeder Adressat eine individuelle Seriennummer aus meiner Liste erhält, die ich dem/der jeweiligen Teilnehmer/in anschließend zuordnen kann?

Das heißt ich benötige die Information, welche/r Teilnehmer/in welche Seriennummer erhält.

%caseSerial% habe ich schon versucht, hat aber bei den Probemails nicht funktioniert.

1. Wurde keine Seriennummer für den Platzhalter "%caseSerial%" eingefügt
2. Auch wenn es funktioniert hätte, wäre es nicht möglich gewesen, die Seriennummern einem/einer bestimmen Teilnehmer/in zuzuordnen.

Vielen Dank im Voraus.

Answer 1

Wenn Sie mit der Serienmail-Funktion arbeiten, benötigen Sie überhaupt (!) keine Seriennummern. Es handelt sich dabei um zwei getrennte Funktionen zur Zugriffskontrolle.

Wenn Sie mit der Serienmail einen personalisierten Link versenden (Platzhalter %link%), dann wird im Datensatz automatisch die Personenkennung (SERIAL) des Adresseintrags vermerkt.

Abhängig vom Datenschutz-Modus können Sie diese Personenkennung einem Adresseintrag zuordnen oder nicht.

Warnung: Verwenden Sie Sie auf www.soscisurvey.de nicht (!) den Datenschutz-Modus "personenbezogen". Dadurch werden die im Fragebogen erhobenen Daten personenbeziehbar - für die Verarbeitung personenbezogener Befragungsdaten ist www.soscisurvey.de aber nicht ausgelegt.

Comments

Ich habe einen Probelauf mit Serienmails durchgeführt. Wenn man auf den Link klickt, dann öffnet sich das Fenster "Zugangsberechtigung", in dem man einen Code eingeben muss.
Gibt man hier eine der Seriennummern ein, öffnet sich die Umfrage. Dies funktioniert aber nur "zufällig" das heißt, wenn ich eine beliebige Seriennummer eingebe, welche ich jedoch selbst (vor Abschicken der Serienmails) in Soscisurvey generiert habe und welche ich bisher nicht automatisiert in den Mails mitsenden kann.
Auch wenn ich keine Seriennummern benötige, um Serienmails zu versenden, so möchte ich trotzdem bewerkstelligen können, dass man, wenn man als Studienteilnehmer den Link zur Bearbeitung des Fragebogens erhält, eine individualisierte Seriennummer eingeben muss, bevor man den Fragebogen ausfüllen kann.

Bezüglich der personenbezogenen Daten: Diese können nur auf den Pro Server verwendet werden, habe ich dies richtig verstanden?

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> dann öffnet sich das Fenster "Zugangsberechtigung", in dem man einen Code eingeben muss.

Dann haben Sie beim "Fragebogen zusammenstellen" vermutlich den Zugriffsmodus "Serienmail" ausgewählt. Ändern Sie das bitte in "Seriennummer".

> Auch wenn ich keine Seriennummern benötige, um Serienmails zu versenden, so möchte ich trotzdem bewerkstelligen können, dass man, wenn man als Studienteilnehmer den Link zur Bearbeitung des Fragebogens erhält, eine individualisierte Seriennummer eingeben muss, bevor man den Fragebogen ausfüllen kann.

Warum?

> Bezüglich der personenbezogenen Daten: Diese können nur auf den Pro Server verwendet werden, habe ich dies richtig verstanden?

Ja, korrekt - und auch das erst nach Vereinbarung eines AVV vgl. https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:general:dsgvo

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>Dann haben Sie beim "Fragebogen zusammenstellen" vermutlich den Zugriffsmodus "Serienmail" ausgewählt. Ändern Sie das bitte in "Seriennummer".

Ich habe "Seriennummer" ausgewählt, aber für mich wäre es wichtig, dass jeder Teilnehmer einen Code erhält, von dem ich wissen kann, wer welche Seriennummer hat.

Ich habe also zwei Probleme: ich kann keinen automatisierten Code versenden UND ich kann diesen Code nicht einer bestimmten Person zuordnen.

Dies funktioniert bei mir bisher beides nicht.


> Warum?

Da ich bewirken möchte, dass man den Code händisch eingeben muss, und nicht bloß den Link öffnen muss. Ich finde dies sicherer. Ist das nicht möglich? Außerdem möchte ich den Code einer bestimmten Person (über Pro Server und nach Abschluss des Vertrages) zuordnen können.

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> Ich habe "Seriennummer" ausgewählt, aber für mich wäre es wichtig, dass jeder Teilnehmer einen Code erhält, von dem ich wissen kann, wer welche Seriennummer hat.

Das heißt aber, dass Sie personenbezogene Daten haben wollen. Dann müssen Sie aber bitte sicherstellen, dass sie alle Auflagen aus der DSGVO inkl. Dokumentation, Informationspflichten und AVV erfüllen. Die Nutzung von www.soscisurvey.de ist dann ebenfalls nicht möglich, sondern es kommt nur der kostenpflichtige Pro-Server in Betracht.

> Ich habe also zwei Probleme: ich kann keinen automatisierten Code versenden UND ich kann diesen Code nicht einer bestimmten Person zuordnen.

Beides können Sie wie folgt lösen: Importieren Sie die Mailadressen aus einer Tabelle. Dort legen Sie neben E-Mail-Adresse und evtl. Name in einer weiteren Spalte die gewünschte Seriennummer ab. Diese Spalte importieren Sie als "Benutzerdefiniert 1".

In der Serienmail verwenden Sie dann den Platzhalter %custom1% für die Seriennummer.

> Da ich bewirken möchte, dass man den Code händisch eingeben muss, und nicht bloß den Link öffnen muss. Ich finde dies sicherer. Ist das nicht möglich?

Es ist möglich (s. oben), aber es ist nicht sicherer. Im Gegenteil: Wenn man den Code manuell eingeben muss, dann hat man eher noch die Gefahr von Vertippern. Und es ist für die Befragten aufwändiger.

Wenn man hingegen in jeder E-Mail einen personalisierten Link zum klicken hat, muss man nichts manuell eingeben und es ist dennoch sichergestellt, dass jede Mailadresse nur einmal teilnimmt.

> Außerdem möchte ich den Code einer bestimmten Person (über Pro Server und nach Abschluss des Vertrages) zuordnen können.

Dafür könnten Sie beim Import der E-Mail-Adressen auch einfach den Datenschutzmodus "Personenbezogen" auswählen, dann erfolgt die Zuordnung sogar vollautomatisch: https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:mailing#datenschutz-modus

Dies wäre das übliche Vorgehen, welches zudem noch weitere Vorteile erlaubt. Zum Beispiel den automatischen Versand eines Reminders nur an säumige Teilnehmer:innen.

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Ich habe jetzt mit einem neuen Testprojekt versucht, den Teilnehmern personalisierte Seriennummern zuzuteilen und zu senden. Meine Exceltabelle (Namen, Email-Adresse, Seriennummer) habe ich unter "Adresslisten" importiert. Die Seriennummer habe ich der Variable SERIAL zugeteilt und in den Serienmails mit  dem Platzhalter %serial% eingelesen.
Die Mail können problemlos versendet werden, wenn man jedoch die erhaltene Link zum Fragebogen mit der jeweiligen Seriennummer öffnen möchte, funktioniert dies nicht, da das Programm anzeigt "Die eingegebene Kennung ist ungültig". Ich möchte meine eigenen Seriennummern versenden können. Wie funktioniert das?

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In der Adressliste sollten die korrekte Personenkennungen (SERIALs) angezeigt werden, wenn Sie beim Import alles richtig gemacht haben - bitte überprüfen Sie das als erstes.

> und in den Serienmails mit  dem Platzhalter %serial% eingelesen.

Wie oben schon geschrieben: Die Zugriffasbeschränkungen Serienmails und Seriennummern sind komplett getrennt - die einzige Überschneidung ist, dass beidesmal die Variable SERIAL mit einem Code belegt wird.

Wenn Sie Zugriff über Serienmails erlauben möchten, müssen Sie den Platzhalter %link% verwenden.

Wenn Sie Zugriff über Seriennummern erlauben möchten, müssen Sie die Seriennummern anstatt (!) der Adressen importieren. Sie haben dann natürlich auch keinen Zugriff auf Adressdaten o.ä.