Fragebogen-Versand | Sicherstellung Einmal-Teilnahme, Datenschutz

Question

Lieber Support,

ich habe eine Frage zum Versand von Fragebögen an mehrere Unternehmen sowie die Weiterleitung innerhalb der Unternehmen an weitere Mitarbeiter.

Bei unserer Studie werden insgesamt 2 unterschiedliche Fragebögen (1 X Fragebogen für HR-Mitarbeiter, 1 X Fragebogen für Trainees in dem jeweiligen Unternehmen) beantwortet. Wir versenden grundsätzlich die Fragebogen-Links an die HR-Abteilung, diese füllt den HR-Fragebogen aus und parallel dazu werden die HR-Mitarbeiter ersucht, den Fragebogen für Trainees (eigener Fragebogen-Link) im Unternehmen weiterzuleiten. Es nehmen mehrere Unternehmen sowie mehrere Trainees an der Studie teil.

Ich habe gesehen, dass es mehrere Möglichkeiten des Fragebogen-Versandes gibt. Da wir die Trainees nicht direkt anschreiben, jedoch sicherstellen möchten, dass in dem Unternehmen 1 Trainee nur 1 X teilnimmt, kommen für uns vermutlich nur Teilnahmelinks oder Seriennummern als Option in Frage.
Frage dazu: Wie können wir das am besten organisieren, dass die HR-Abteilung mit wenig Aufwand an Trainees Fragebogen-Links weiterleitet und parallel sichergestellt ist, dass nur einmal teilgenommen wird und wir gleichzeitig wissen, zu welchem Unternehmen diese Fragebögen zugehörig sind?

Ein weiterer Punkt ist das Thema AVV sowie Disclaimer im Fragebogen. Wir erheben zwar keine personenbezogenen Daten, werden jedoch zum Pro-Server wechseln, damit wir auf der Sicheren Seite sind. Es könnte vermutlich mit wenig Aufwand herausgefunden werden, wer der HR-Verantwortliche war bzw. wenn das Unternehmen nur 2 Trainees hat, wer den Fragebogen ausgefüllt hat.
Frage dazu: Sofern nur das Unternehmen im Fragebogen erhoben wird, wie ist der AVV zu gestalten bzw. verpflichtend notwendig? Müssen wir im Fragebogen auf der ersten Seite einen Disclaimer einfügen, wo wir die Teilnehmer darüber informieren und sie über ihre Rechte aufklären (Löschung der Daten etc.?)

Besten Dank für die Weiterhilfe!
Liebe Grüße

Answer 1

Wie können wir das am besten organisieren, dass die HR-Abteilung mit wenig Aufwand an Trainees Fragebogen-Links weiterleitet und parallel sichergestellt ist, dass nur einmal teilgenommen wird

Vermutlich werden Sie nicht umhin kommen, den HR-Abteilungen einen Link für sie selbst zu senden und eine Liste von Links, welche sie dann an die Trainees verteilen.

und wir gleichzeitig wissen, zu welchem Unternehmen diese Fragebögen zugehörig sind?

Ich empfehle, dass Sie die Links für die Trainees unter Einladungen verschicken -> Teilnahme-Links erstellen. Dann würden Sie ein "Paket" pro Unternehmen erstellen und für jedes Unternehmen eine andere Referenz festlegen.

Das macht Sinn, solange Sie 5 oder vielleicht 10 Unternehmen befragen möchten. Wenn es deutlich mehr werden, würden Sie nur ein Paket mit ausreichend URLs erstellen und dann direkt im Link eine Markierung ergänzen (&r=...). Die Links kann man recht einfach in Excel mittels =VERKETTEN() zusammenbauen.

Sofern nur das Unternehmen im Fragebogen erhoben wird, wie ist der AVV zu gestalten bzw. verpflichtend notwendig?

Wie Sie schon schreiben: Wenn eine hohe Wahrscheinlichkeit (Risiko) besteht, dann man einzelne Datensätze einzelnen natürlichen Personen zuordnen kann, dann haben Sie personenbezogene Daten. Und dann gilt die DSGVO. Und das bedeutet, dass Sie nach §28 DSGVO einen AVV benötigen.

Müssen wir im Fragebogen auf der ersten Seite einen Disclaimer einfügen, wo wir die Teilnehmer darüber informieren und sie über ihre Rechte aufklären (Löschung der Daten etc.?)

Wenn Sie von personenbezogenen Daten ausgehen, wäre das erforderlich, ja. Eine verbindliche Antwort darauf kann Ihnen aber Ihr Datenschutzbeauftragter geben.

Comments

Danke für die rasche Rückmeldung!
Ja das mit den Teilnahme-Links habe ich mir genauso gedacht, wie Sie das beschreiben. Meine Befürchtung ist lediglich, dass vermutlich alle dann in der Liste die von HR bereitgestellt wird, auf den ersten Link klicken und dann vielleicht eine Meldung bekommen, dass der Link nicht mehr gültig ist (weil eben schon ein anderer diesen verwendet hat). Haben Sie hier viel. noch einen Tipp das zu umgehen?

Zum Disclaimer: gibt es evtl. hier Vorlagen, die rechtskonform verwendet werden können? Wir sind ein Verein und haben leider keinen Datenschutzbeauftragten ;(

Vielen Dank!

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>  Meine Befürchtung ist lediglich, dass vermutlich alle dann in der Liste die von HR bereitgestellt wird, auf den ersten Link klicken

Da müssen die HR-Abteilungen schon darauf achten, dass sie jedem Trainee einen anderen Link schicken. Sonst gibt es nämlich ein großes Datenschutz-Problem: Mit den Links könnten Trainees u.U. die bisher von einer anderen Person eingegeben Daten einsehen.

> Zum Disclaimer: gibt es evtl. hier Vorlagen, die rechtskonform verwendet werden können?

Davon gibt es zahlreiche im Netz, wenn Sie nach "Datenschutzinformationen" oder "Informationspflichten DSGVO" suchen. Aber es gibt nicht "die" Standardvorlage für alle Erhebungen. Die Informationen (z.B. was mit den Daten passiert, wie lange diese gespeichert bleiben, ...) sind ja höchst individuell und müssen entsprechen angepasst werden.

Die optimale Lösung bestünde natürlich darin, dass Sie die Zuordenbarkeit so gut wie möglich unmöglich machen. Wenn es z.B. nicht notwendig ist, dass Sie wissen, von *welchem* Unternehmen ein Fragebogen kommt, sondern nur *welche* Fragebögen zusammengehören, dann könnte man das Ganze durchaus auch anonym realisieren.

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> Da müssen die HR-Abteilungen schon darauf achten, dass sie jedem Trainee einen anderen Link schicken. Sonst gibt es nämlich ein großes Datenschutz-Problem: Mit den Links könnten Trainees u.U. die bisher von einer anderen Person eingegeben Daten einsehen.

Wie darf ich das verstehen? Sofern der gleiche Teilnahme-Link z.B. von 2 Personen eingesehen wird und einer der Personen sich den Link bereits geschnappt hat, sollte ja für den anderen der Link nicht mehr aktiv sein. Und sofern kein Zurück-Button in der Survey verwendet wird, sollte er auch nicht zu bereits eingegebenen Daten eines Vor-Ausfüllers gelangen können?

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> Sofern der gleiche Teilnahme-Link z.B. von 2 Personen eingesehen wird und einer der Personen sich den Link bereits geschnappt hat, sollte ja für den anderen der Link nicht mehr aktiv sein.

Das ist aber nicht die Funktion ... vielmehr wird der Link mit dem Interview verknüpft. Wenn jemand das Ausfüllen des Fragebogens unterbrechen möchte, kann er/sie es später mithilfe des personalisierten Links wieder fortsetzen. Das funktioniert auch auf einem anderen Rechner. Und weil SoSci Survey nicht weiß, wer vor dem Rechner sitzt, setzt so ein personalisierter Link (egal ob Teilnahme-URL oder per Seriennummer) das Ausfüllen immer an der Stelle fort, wo zuletzt jemand aktiv war. Wenn Sie einen Zurück-Knopf erlauben, kann man natürlich damit auch frühere Antworten nochmal einsehen und ändern.

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Sorry, ich bin aus der Antwort noch nicht ganz schlau geworden...

Sie meinen, dass es zum Problem werden könnte, wenn z.B. 2 Personen den gleichen Link einsehen und dann 1 Person den Link einer anderen Person kopiert und dann dessen Interview fortsetzt (und damit u.U. Antworten einsehen könnte)?

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> Sie meinen, dass es zum Problem werden könnte, wenn z.B. 2 Personen den gleichen Link einsehen

Ja, korrekt. Das ist ungefähr so, als würden Sie einen gedruckten Fragebogen halb ausfüllen und diesen dann einer anderen Person zum Ausfüllen in die Hand drücken - zugleich aber noch selbst darin herummalen.

Individualisierte Links sind so ausgelegt, dass jeder befragten Person genau ein Link übermittelt wird.

Vielleicht wäre die Funktion "E-Mail an persönlichen Kontakt" für Ihr Vorhaben besser geeignet. Vor allem, wenn Sie 20 solcher Fragen für max. 20 Trainees im HR-Fragebogen vorsehen: https://www.soscisurvey.de/help/doku.php/de:survey:mailing-teams

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Ok, vielen Dank für den Hinweis bzgl. der Funktion, ich muss mir ansehen, ob das für unsere Studie in der Art und Weise praktikabel ist. Könnte in dem Fall ein Mitarbeiter von HR für z.B. 15 Trainees die E-Mail Adressen befüllen und den Fragebogen dann weiterleiten oder geht das nur der Reihe nach, sprich ein Trainee muss nach Beendigung des Fragebogens den Ball an den nächsten weiter spielen und das Ausfüllen des Fragebogens ist erst möglich, sobald einer beendet hat....?

Ich hätte noch eine Frage zur Referenz-Markierung im Fragebogen. Wäre es für unser Vorhaben evtl. umsetzbar, dass wir pro Unternehmen einen Teilnahme-Link generieren und hinten die Referenz abändern, sodass der Fragebogen-Link als öffentlicher Link definiert wird, aber pro Unternehmen eben der gleiche ist? Also in dem Fall greifen z.B. 15 Trainees über den gleichen Link zu, aber aufgrund der Referenz wüssten wir, zu welchem Unternehmen die Fragebögen zugehörig waren...

Besten Dank!

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>  Könnte in dem Fall ein Mitarbeiter von HR für z.B. 15 Trainees die E-Mail Adressen befüllen

Ja, das wäre möglich - Sie müssten dafür nur 15 Fragen vom Typ "E-Mail an persönlichen Kontakt" vorsehen. Die einmalige Teilnahme wäre dann insofern sichergestellt, als Sie den Code des Unternehmens und eine fortlaufende Nummer im Datensatz hätten (wenn Sie es entsprechend implementieren). Und wessen laufende Nummer doppelt auftaucht, fliegt post-hoc raus.

>  Wäre es für unser Vorhaben evtl. umsetzbar, dass wir pro Unternehmen einen Teilnahme-Link generieren und hinten die Referenz abändern, sodass der Fragebogen-Link als öffentlicher Link definiert wird, aber pro Unternehmen eben der gleiche ist?

Auch das wäre möglich, aber in dem Fall haben Sie natürlich keine Kontrolle mehr über mehrfache Teilnahmen (welche in der Praxis aber i.d.R. auch nur sehr selten vorkommen).

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Perfekt, danke für die Infos.
Kurze Nachfrage noch bzgl. der Referenz. Wird diese im Fragebogen-Link immer nur auf der Hauptseite des Fragebogens angezeigt? Wie kann denn sichergestellt werden, dass sich die vergebene Referenz (Kennung), die ja dann im Datensatz ersichtlich ist, über die gesamte Fragebogen-Länge hinweg die gleiche bleibt?

Danke!

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Die Referenz wird beim Aufruf des Fragebogens in die Variable REF eingelesen und kann anschließend nicht mehr geändert werden.

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Vielen Dank für die Weiterhilfe!
Wir sind mittlerweile zum Pro-Server gewechselt und ich habe das mit der Referenz ausprobiert.

Ich habe 5 Testlinks (in dem Fall wären das 5 unterschiedliche Unternehmen, die den gleichen Fragebogen erhalten) angelegt und hinten jeweils die Referenz abgeändert. In weiterer Folge sendet der HR-Verantwortliche einen in der E-Mail bekanntgegebenen Link (individuelle Referenz je Unternehmen) an z.B. 20 Trainees aus (gleicher Link mit gleicher Referenz pro Unternehmen auf den eben die Trainees zugreifen). Wäre das eine adäquate Lösung für unser Vorhaben?

Vielen Dank!

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Wenn es Ihnen darum geht, dass Sie am Ende sehen, zu welchem Unternehmen der Datensatz jeweils gehört, dann scheint mir das eine geeignete Lösung, ja.

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Ok, wunderbar, dann werden wir das so umsetzen ;)

Ich hätte noch eine Frage zu Projekt innerhalb des gleichen Projektes "neuen Frabo erstellen" bzw. zu duplizieren/kopieren eines Projektes --> neues Projekt anlegen...
Wie beschrieben beinhaltet die Studie ja 2 Links. Ein Link wird von HR ausgefüllt, ein anderer Frabo-Link wird von Trainees ausgefüllt. Die Fragebögen sind natürlich unterschiedlich, manche Fragen sind gleich, manche unterscheiden sich.

Meine Frage bezieht sich auf Effizienz und Praktibilität. Ist es ratsamer, in dem Fall 2 separate Projekte mit eigenem Link anzulegen oder besser, innerhalb des gleichen Projektes mit unterschiedlichen Frabo-Links (Frabo zusammenstellen --> neuen Frabo erstellen, zu arbeiten, bzw. ist das überhaupt möglich? Wie ist das dann in den Daten ersichtlich? 2 separate SPSS Files vs. 1 SPSS file? Vielen Dank!

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Zwei Fragebögen im selben Befragungsprojekt sind m.E. minimal effizienter. Und zwar deshalb, weil Sie die gleichen Variablen gleich gemeinsam im Datensatz haben. Zugleich können Sie den Datensatz schnell in 2 separate Datensätze trennen, wenn Sie das für andere Auswertungen so benötigen (oder gleich separat herunterladen). Der umgekehrte Weg (Zusammenfassen zweier SPSS-Dateien) ist aufwändiger und fehleranfälliger.

Vorteil getrennter Projekte hingegen wäre, dass die Fragebogen-Links ein wenig robuster sind. Man ist nicht darauf angewiesen, dass das q= im Link korrekt beim Empfänger ankommt - und dieser nicht versehentlich im falschen Fragebogen landet.

Je größer die Überlappung an Fragen zwischend en beiden Fragebögen desto eher würde ich zu einem gemeinsamen Projekt raten. Wenn es nur ein paar wenige Fragen sind, die in beiden Fragebögen vorkommen, können getrennte Projekte sinnvoller sein. Auch unterschiedliche Ehebungszeiträume wären da marginal einfacher zu realisieren.

Aber wie schon geschrieben: Das sind geringfügige Vor- und Nachteile. Beides wird gut funktionieren :)