Warum wird die Serienmail/Einladung zur zweiten Erhebung nicht versendet?

Question

Wir möchten eine Online-Umfrage mit 2 Messzeitpunkten durchführen. Bei dem 2. Messzeitpunkt soll es sich um einen Retest handen, bei dem die Probanden nach 7 Tagen einen Teil der Fragen erneut beantworten.

Wir haben versucht das Ganze folgendermaßen zu implementieren:

Zunächst haben wir den Fragebogen T1 erstellt. Zum Ende des Fragebogens werden die Teilnehmenden über den Fragetyp „Opt-In für E-Mail-Verteiler“ eine E-Mail-Adresse anzugeben. Als weitere Einstellungen dabei haben wir Double-Opt-In (Bestätigungsmail) und Pseudonym ausgewählt. Unter "Weiterleitung nach Bestätigung" haben wir ausgewählt Erstmal nicht mit einem Fragebogen fortsetzen.

Als Serienmails haben wir als ID 1 eine Serienmail zur Einladung zur zweiten Erhebung (zum Fragebogen T2) erstellt (Funktion Einladungsmail oder Erinnerung).
Außerdem haben wir als ID 2 eine Bestätigungsmail erstellt. Dieser Fragebogen-Link führt zu einem Fragebogen T1-2, der den folgenden PHP-Code enthält:

mailSchedule(false, 2, strtotime('+7 days'));

Um die Daten von T1 und T2 miteinander verknüpfen zu können, lassen wir in den Fragebögen T1 und T2 jeweils einen persönlichen Code erstellen, anhand dessen wir die Messzeitpunkte hinterher zusammenfügen können.

Die Befragung läuft derzeit schon und von Probanden haben wir die Rückmeldung bekommen, dass sie zwar den Bestätigungslink bekommen haben, nicht aber die Einladung zur zweiten Erhebung nach 7 Tagen.

Was könnte der Grund dafür sein? Über Hinweise und Anmerkungen würde ich mich sehr freuen.

Herzlichen Dank!

Comments

Vielen Dank für Ihre Hinweise!
Der PHP-Code und die Funktion mailSchedule() sind in unterschiedlichen Fragebögen integriert.
Ist es eine Möglichkeit die Serienmails über die Funktion "Zeitpunkt für den Versand - Versand-Termin" zu verschicken, indem man hier ein Datum festlegt?

Der manuelle Versand scheint nicht möglich zu sein, weil die E-mail Adressen unter "Kontaktdaten" nicht gespeichtert wurden. Oder könnten sie an einem anderen Ort hinterlegt sein?

Answer 1

Um die Daten von T1 und T2 miteinander verknüpfen zu können, lassen wir in den Fragebögen T1 und T2 jeweils einen persönlichen Code erstellen, anhand dessen wir die Messzeitpunkte hinterher zusammenfügen können.

Dies ist nicht erforderlich - sofern Sie in der Opt-In-Frage nicht den Datenschutzmodus "Anonym" ausgewählt haben, haben Sie für die Zuordnung die Personenkennung in der Opt-In-Frage-Variable (Fragebogen 1) und SERIAL (Fragebogen 2).

Die Befragung läuft derzeit schon und von Probanden haben wir die Rückmeldung bekommen, dass sie zwar den Bestätigungslink bekommen haben, nicht aber die Einladung zur zweiten Erhebung nach 7 Tagen.

Es ist nicht auszuschließen, dass Einladungsmails vereinzelt im Spamfilter hängen bleiben. Haben Sie im Adresseintrag der betroffenen Teilnehmer (ganz unten) nachgesehen, ob die Mails versendet wurden?

Comments

Vielen Dank für die Antwort! Wo kann ich denn einsehen, ob die Mails versendet wurden?
Der Eintrag "getrennt erhobene Kontaktdaten" ist vermutlich nur dann zu nutzen, wenn wir eine anonyme Erhebung durchführen, richtig?
Gibt es ansonsten noch einen häufigen Fehler, den ich eventuell noch überprüfen könnte?
Bisher erscheint der Fragebogen T2 auch gar nicht in der Rücklauf-Statistik.

Herzlichen Dank noch einmal!

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Wenn Sie bei einer Serienmail das Brief-Symbol anklicken, sehen Sie, welche Versandzeitpunkte aktuell geplant sind.

Wenn Sie einen Adresseintrag zum Bearbeiten aufrufen, sehen Sie ganz unten, welche Serienmails an diesen Adresseintrag versendet wurde. Dies gilt allerdings nur bei Nutzung von mailSchedule() nicht bei mailResume().

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In der Versand-Statistik der relevanten Serien-Mail ist tatsächlich zu sehen, dass es zwar 117 relevante Adressaten gibt, allerdings keine Nachrichten versandt wurden. Gibt es eine Möglichkeit zu überprüfen, woran das liegen könnte? Besteht vielleicht die Möglichkeit, den Link zur zweiten Erhebung noch manuell zu versenden?
Wie kann ich denn die Adresseinträge einsehen? Unter getrennt erhobene Kontaktdaten sind keine Daten gespeichert. Vermutlich übersehe ich dabei etwas?

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Wenn das mailSchedule() aufgerufen wurde, müssten die geplanten Versand-Termine schon vor dem Anlegen eines neuen Versands in der Liste ersichtlich sein.

> Besteht vielleicht die Möglichkeit, den Link zur zweiten Erhebung noch manuell zu versenden?

Das wäre auf jeden Fall möglich. Versenden Sie einfach die Serienmail.

> Gibt es eine Möglichkeit zu überprüfen, woran das liegen könnte?

Die wahrschienliche Erklärung ist, dass der PHP-Code mit dem mailSchedule() nicht oder nicht wie geplant funktioniert hat. Das mailSchedule(false, ...) kann z.B. nicht (!) funktionieren, wenn es im selben Fragebogen steht, in welchem auch die Opt-In-Frage ist.

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Vielen Dank für Ihre Hinweise!
Der PHP-Code und die Funktion mailSchedule() sind in unterschiedlichen Fragebögen integriert.
Ist es eine Möglichkeit die Serienmails über die Funktion "Zeitpunkt für den Versand - Versand-Termin" zu verschicken, indem man hier ein Datum festlegt?

Der manuelle Versand scheint nicht möglich zu sein, weil die E-mail Adressen unter "Kontaktdaten" nicht gespeichtert wurden. Oder könnten sie an einem anderen Ort hinterlegt sein?

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> Der manuelle Versand scheint nicht möglich zu sein, weil die E-mail Adressen unter "Kontaktdaten" nicht gespeichtert wurden.

Adressen für den Serienmailversand sind unter "Einladungen versenden" -> "Adressliste" gespeichert. Nur wenn eine E-Mail-Adresse dort abgelegt wurde (z.B. per Opt-In-Frage) ist der manuelle Versand oder die Nutzung von mailSchedule() möglich.

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Vielen Dank für diese Tipps!
Die E-Mail-Adressen wurden über eine Opt-In-Frage erhoben und mailSchedule() in einem zusätzlichen Fragebogen erfragt. Die Bestätigungs-Mail wurde noch an die Probanden versendet, jedoch hat der Versand des zweiten Fragebogens nicht funktioniert.
Unter "Einladungen versenden" --> "Adressliste" finden sich nur Informationen zu den vertraglichen Regelungen und die Option AVV nach DSGVO vorzubereiten.
Haben Sie noch eine Idee, wie wir eine Möglichkeit finden können diesen zweiten Fragebogen zu verschicken?

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> Unter "Einladungen versenden" --> "Adressliste" finden sich nur Informationen zu den vertraglichen Regelungen und die Option AVV nach DSGVO vorzubereiten.

Dann haben Sie womöglich bisher personenbezogene Daten (E-Mail-Adresse) verarbeitet, ohne dass die notwendigen Rechtsgrundlagen vorliegen. Sie sollten das AVV-Formular DRINGEND umgehend ausfüllen. Anschließend haben Sie auch regulär Zugriff auf die Serienmail-Funktion.